Sommaire
d. Les autres outils du menu Utilitaires
1. Présentation du logiciel
a. Présentation générale
Le logiciel présente une barre de menus, complétée par une barre d’outils, illustration ci-dessous, facilitant l’accès aux différentes fonctionnalités du logiciel.
b. Le tableau de bord
Au lancement du logiciel, apparaît, au premier plan, le tableau de bord, permettant l’accès rapide et facile à plusieurs fonctionnalités d’E-POP, et indiquant des informations sur la population et les actes d’état civil.
c. Paramétrages initiaux
Pour accéder aux paramétrages, se rendre dans le menu Utilitaires-Rubrique Paramétrages.
Onglet « Commune »
Il faut compléter les informations sur la commune ainsi que les 5 communes « favorites » (correspondant aux villes le plus utilisées pour les lieux de naissance ou de décès)
Onglet « Etat Civil »
Donne accès aux paramétrages des registres de l’Etat Civil. Sélectionner si le registre est unique ou trois registres séparés (naissances, mariages et décès) pour les actes d’Etat Civil.
Donne également accès aux options de rédaction des actes. Deux choix possibles : « utiliser les numéros d’ordre dans les actes » (acte 1 : naissance 1 ; acte 2 mariage 1 ; acte 3 : naissance 2) ; de rédiger des actes de type « formulaire » ou « littéraire ». A savoir que les actes littéraires correspondent aux actes rédigés alors que les actes formulaires reprennent un modèle type. Ensuite, sélectionner la préférence quant à l’écriture du nombre « mil » dans les dates apparaissant sur les actes.
Pour « préciser le nom de la commune dans les adresses » figurant sur les actes cocher l’option. Et le cas échéant, si la formulation « en notre commune » ou « au lieu-dit » est utilisée. Enfin, sélectionner la case « toujours indiquer le nom de la commune dans le lieu de décès » pour activer l’option sur les transcriptions et actes de décès. Trois choix sont disponible pour inscrire la rédaction des communes : l’écrire sous le format « I.G.r.E.C », Commune (Département) ; ou « Tout en majuscule », COMMUNE (DEPARTEMENT) ; ou « Commune en majuscule », COMMUNE (Département).
Il est possible d’« indiquer les dates de naissance en chiffres pour le jour et l’année et en lettres pour le mois », sur les actes (ex : 1 janvier 2015), d’annoter sur les actes de naissance « de » ou « du » sexe. Il est également possible de ne pas indiquer la mention « célibataire » sur les actes de mariage en cochant la case.
Onglet « Télétransmission »
Il s’agit, ici d’activer la dématérialisation pour les transmissions avec l’INSEE.
Prendre contact avec l’INSEE (convention) afin de disposer du « numéro d’ordre », à renseigner dans l’emplacement prévu à cet effet, ainsi que de codes d’accès au site AIRPPNET, site via lequel s’œuvre le dépôt du fichier dématérialisé.
Cocher les cases en fonction des actes concernés par la télétransmission. Cocher la case adéquate pour inclure les mentions dans les télétransmissions.
Cliquer ici pour accéder à la notice spécifique aux télétransmissions INSEE
Onglet « options »
Ce module permet d’accéder à diverses options.
Pour sécuriser l’accès aux données du logiciel, il est possible d’affecter des mots de passe aux divers utilisateurs.
Pour cela, cliquer sur « Gestion des utilisateurs », puis « nouveau » et ajouter les utilisateurs avec leur « code utilisateur » (leurs initiales par exemple) ainsi que leur « mot de passe ».
d. Les autres outils du menu Utilitaires
- Afficher le tableau de bord :
Permet d’afficher le tableau de bord si celui-ci a été fermé
- Sauvegarde :
Correspond à sauvegarder les données contenues dans E-POP sur un support externe (Ex : Clé USB, disque dur externe …)
- Restauration :
Il s’agit de restaurer les données contenues sur un support externe dans le logiciel E-POP. Attention la restauration écrase les données contenues dans le Logiciel.
- Correction des actes :
Permet de modifier le contenu d’un acte, une fois que ce dernier a été enregistré, dans le logiciel, mais avant impression sur le feuillet mobile. En effet, une fois l’acte enregistré, il est considéré comme imprimé sur le feuillet mobile, dans le logiciel et, de ce fait, ne doit plus être modifiable, hormis avec le recours au Tribunal Administratif.
- Autres utilitaires :
Donne accès à d’autres outils : regroupement/suppression de doublons, sauvegardes automatiques réalisées par le logiciel, ensemble des notices de mise à jour…
- Boite à Outil :
Contient des outils à utiliser uniquement en relation avec l’assistance AGEDI.
2. Utilisation du logiciel
a. Menu « Fichier »
- Les officiers d’Etat Civil :
Permet de configurer les Officiers d’Etat Civil de la commune ainsi que les Officiers d’Etat Civil des communes voisines.
- Commissions Municipales :
Il s’agit de renseigner les diverses commissions (impôts, …) dans le but de générer des imprimés en sélectionnant simplement l’intitulé de la commission, sans avoir à le ressaisir. Ce qui permet un gain de temps.
- Bâtiments communaux :
Même principe que les commissions, saisir les différents lieux de réunion (salle polyvalente, ancienne mairie, ...), toujours dans l’objectif d’avoir tous ces bâtiments en mémoire et ainsi de ne pas les ressaisir à chaque réunion de commissions.
- Professions/Adresses :
Liste des diverses professions, de même pour les adresses et/ou lieux dits de la collectivité à renseigner : permet de gagner du temps lors de la saisie des usagers. En effet, ces listes seront proposées dans une liste déroulante sur la fiche de chaque personne.
- Groupes :
Affectation d’un code à plusieurs personnes, permettant la génération du même courrier pour toutes ses personnes en même temps, sur le même écran, via l’utilisation du publipostage. Ce qui est plus rapide que de personnaliser tous les courriers avec les adresses de chaque destinataire.
- Les modèles d’imprimés :
Ce sont tous les documents utilisés par E-POP pour créer les imprimés. Il est possible de les adapter aux besoins et, au cas où, de restaurer le modèle de base. Ces modèles sont composés de champs de fusion de publipostage. Il est déconseillé de supprimer ces champs de publipostage au risque de compromettre le modèle.
- Importer / Exporter des données :
Ceci permet de faire communiquer E-POP avec d’autres logiciels AGEDI (Cad-Com, Win-Cim, …). Autrement dit, il est possible d’intégrer directement dans le logiciel E-Pop, une nouvelle personne, sans avoir à la ressaisir.
b. Menu « Population »
- Votre population :
Permet de saisir les nouveaux habitants de la commune et diverses informations, telles que leurs numéros de téléphone, de cartes d’identité, liens de parenté, ... et également d’accéder à leurs actes d’Etat Civil, si enregistrés dans le logiciel.
- Assistant Création de Famille :
Création, en une seule fois, d’une famille complète. Il établit de ce fait les liens de parents entre les personnes d’une même famille.
- Listes et étiquettes :
Permet d’éditer des étiquettes, avec les formats standards paramétrés, ou bien des listes en choisissant des critères très divers, comme les dates ou lieux de naissance, les adresses, les professions, dates entrée dans la commune, les groupes, etc.
Pour les listes, un export en « Word », « Excel » ou encore « texte csv », est disponible en sélectionnant le répertoire de création du fichier.
- Statistique par tranches d’âge :
Réaliser des statistiques par tranches d’âges, reprenant la population enregistrée.
- Anniversaires / anniversaires de mariage :
Listing des anniversaires et anniversaires de mariages, par mois, suivant les données enregistrées de la population.
- Editions :
Accès à neuf éditions rapidement. Plusieurs types d’éditions sont possibles :
- « Documents individuels » :
- Certificat de Résidence ;
- Certificat de domicile ;
- Certificat de Vie ;
- Convocation individuelle (à une commission municipale) ;
- Convocation au Conseil Municipal.
- « Documents sur des listes » :
- Convocations à une commission municipale ;
- Convocation à une réunion du Conseil municipal.
- « Certificat de vie commune » ;
- « Déclarations de débits de boissons », avec la possibilité soit d’« éditer une nouvelle déclaration », soit de « consulter le registre des précédentes déclarations » émises et enregistrées.
Toutes ces éditions sont personnalisables car elles supposent de renseigner le ou les destinataires. Il suffit de sélectionner le document souhaité et de remplir l’encadré correspondant à la ou les personnes concernées. Grâce au publipostage le document s’éditera complété avec les informations de la personne sélectionnée.
Pour les « documents sur des listes », tels que les « certificats de vie » ou « convocations », il faut choisir le groupe à utiliser. De ce fait, le document sélectionné se générera pour toutes les personnes concernées par le groupe choisi (» cf. paragraphe 2.a à groupes)
- Assistant Collection de document :
Comprend tous les documents disponibles dans le logiciel, avec la possibilité de les éditer vierges ou personnalisés, via le publipostage.
- Recensement service National :
Permet l’enregistrement de vos recensés afin de réaliser le recensement et d’obtenir les documents nécessaires pour le recensement au Service National, comme la notice, l’avis et l’attestation de recensement, également la liste de recensement papier ou dématérialisée (cliquer ici pour accéder à la notice : PECOTO Plus) à transmettre au Ministère de la Défense.
- Personnes archivées :
Se trouve dans cette liste les personnes qui ont été archivées afin qu’elles n’emplissent pas la liste de population « courante », tout comme les témoins de mariage domiciliés en dehors de la commune ou encore les défunts, …
c. Menu « Etat Civil »
Ce Menu comporte tous les documents nécessaires à la gestion de l’ETAT CIVIL dans une commune.
Chacun amène sur une fenêtre pour sélectionner plus précisément l’action souhaitée.
- Naissances, Mariages, Décès,
Correspondent aux 3 grands types d’actes. Ils peuvent se lancer par les boutons de raccourcis.
A l’intérieur de chacune de ces sections, la liste de tous les actes utiles est disponible.
| Cliquer ici pour accéder aux notices : |
- Autres actes :
Correspond aux actes d’Etat civil qui ne sont pas les plus courants (jugements déclaratifs, ...)
- Intégration d’Actes scannés :
Permet de réintégrer dans le logiciel des actes d’anciens registres, afin notamment de générer des tables annuelles ou décennales à jour. Accessible via le bouton indiqué ci-dessous. A savoir que les scans devront obligatoirement être au format .tiff ou .jpeg afin d’être réintégrable dans le logiciel.
Une fois l’acte scanné, indiquer le répertoire où se trouve le document, puis « lancer l’indexation des fichiers ». L’acte scanné apparait dans la liste, le sélectionner et choisir son type via la liste déroulante. Puis, l’enregistrer dans le logiciel, en complétant les informations demandées.
- Pacte civil de solidarité :
Permet d’enregistrer un PACS et d’éditer tous les documents. Cf. notice
- Emettre un Avis de Mention, Gestion des Avis de Mention :
Enregistrer les avis de mention tels que la mention de divorce, reconnaissance, mariage, décès, légitimation, changement de nom ou encore acte de notoriété, annoté en marge des actes. Il est possible d’émettre un avis de mention à partir d’un acte non enregistré dans le logiciel. Il sera alors nécessaire de compléter quelques informations indispensables de l’acte (numéro, date, personne concernée, ...). Ou bien à partir d’un acte enregistré en le sélectionnant dans la liste des actes du logiciel.
Il est aussi possible de gérer les accusés de réception, en renseignant la date de réception du récépissé (récépissé imprimé en bas de l’avis de mention) au préalable envoyé à la commune de destination de l’avis (commune de résidence ou de naissance de la personne concernée).
- Gestion des registres
Donne accès à tous les actes de l’Etat Civil enregistrés dans e-POP, indépendamment d’un éventuel changement de type de registre. Il est possible d’enregistrer les mentions, de réaliser les extraits d’actes ainsi que des copies d’actes.
- Ouverture et Clôture
Permettent d’avoir les imprimés des pages d’ouverture et de clôture des registres.
- Tables annuelles et décennales
Serviront à éditer les tables correspondantes aux actes enregistrés. Le résultat comme pour tous les documents de Win-POP sera proposé dans un document Word modifiable.
- Cahiers spéciaux
Nécessaire afin de renseigner les numéros de feuillets d’un acte dans le premier et le second registre, avant la reliure des registres.
- Télétransmission INSEE
Afin de réaliser les fichiers dématérialisés à transmettre reprenant les actes d’Etat Civil enregistrés. Il suffira de sélectionner les actes à télétransmettre et le répertoire de création du fichier. Déposer ensuite ce fichier sur AIRPPNET comme indiqué dans la notice spécifique.
- Echanges COMEDEC
Module spécifique permettant de répondre aux demandes de vérification d’actes par voie dématérialisée.
Ce paramétrage se fait uniquement sur rendez-vous.