Il existe deux modes opératoires pour traiter les payes : mandats individuels (1 mandat par salaire) ou mandats collectifs (1 mandat pour tous les salaires). Lorsque le nombre d’agents et élus à rémunérer est important, il peut être intéressant de réaliser un seul et unique mandat dit « collectif » avec l’accord de la trésorerie.

1 - Principe

La collectivité émet un mandat de salaire collectif multi-imputations (6411, 6413…) pour le compte d’un tiers générique. Elle transmet également sur HELIOS un fichier d'interface dit « PAYMEN » selon le protocole HOPAYRA. Ce fichier comporte des données nécessaires au paiement des salaires.

Ce système ne permet de pas de payer des agents d'avance ni de faire des mandats de salaires négatifs.

2 - Activation

Rendez-vous dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages » onglet « Trésorerie / Mandatement / Liaisons logiciel » puis cochez la case « Mandats de salaires collectifs ». Dans le champ « Libellé de transfert des mandats collectifs », saisissez la dénomination du tiers générique pour le mandat collectif (Exemple : Personnel titulaire de ... )

3 - Création du fichier PAYMEN

La réalisation des payes dans le logiciel Win-PAY est identique en tout point à la procédure classique.

Toutefois, avant de procéder au transfert en comptabilité, rendez-vous dans le menu « Travail » →  « Dématérialisation » → « HOPAYRA » → « Générer un fichier ».

L’identifiant compte collectivité est communiqué par votre trésorerie (exemple : I224, I étant le compte centralisateur, 22 étant le compte subordonné et 4 le code collectivité) Une fois ces informations saisies, le logiciel les garde en mémoire.

Il existe plusieurs formats, le RMH SEPA (Règlement magnétique Hopayra SEPA) est le plus récent et celui qui doit être utilisé.

Indiquez enfin un répertoire pour l’enregistrement du fichier PAYMEN puis cliquez sur Valider. 

Le fichier HOPAYRA doit ensuite être déposé manuellement sur la passerelle de transmission HELIOS avec le code application GRMH993 ou GHEL993 (demander le code au trésorier)

La zone Destinataire est spécifique et est à demander au trésorier.

Note : Le fichier HOPAYRA ne doit pas être ajouté en PJ du mandat de salaire collectif en comptabilité.

4 - Transfert en comptabilité

Procédez ensuite au transfert en comptabilité. Le mandat de type « collectif » et de nature « paye » sera créé automatiquement :

Un document PDF avec le détail des salaires sera joint automatiquement par le logiciel.