Nous avons réalisé une vidéo afin de vous accompagner au mieux. Vous pouvez y accéder ci-dessous :
Introduction : À partir de janvier 2022 les collectivités publiques sont obligées d'effectuer leurs déclarations sociales et fiscales par le biais de la DSN (Déclaration Sociale Nominative)
La DSN a pour vocation de remplacer les différentes déclarations effectuées au cours de l’année telles que : DADSU, URSSAF, PASRAU. Elle inclut toutes les données reflétant la situation d’un salarié au moment où la paie est réalisée. Toutes les informations liées à la protection sociale et à la retraite de l’agent sont aussi transmises aux organismes concernés (CPAM, URSSAF, Pôle Emploi, Centre des Impôts).
Les déclarations à l'ATIACL restent cependant à faire.
Important : dès lors que vous entrez en DSN, il n’y aura plus de déclaration URSSAF, ni PASRAU, ni DADSU.
2 - Mise en place dans le logiciel
b - Paramétrages de la déclaration
c - Paramétrages des agents et des contrats
3 - Réalisation du fichier déclaratif
b - Déclaration d'une fin de contrat
c - Déclaration d'un régularisation
d - Transmission et suivi des envois
Note : les informations contenues dans cette notice sont susceptibles d’évoluer. Veuillez avant toute chose vous référer au calendrier en vigueur à la date de lecture de cette notice.
1 - Prérequis
La DSN est gérée par le site « net-entreprises.fr », il est nécessaire d’avoir un compte « déclarant » ainsi que l’habilitation DSN.
Le logiciel permet une liaison directe avec les serveurs de net-entreprises (mode API), pour cela, une clé RGS** est requise.
2 - Mise en place dans le logiciel
Se rendre dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages », onglet « Collectivité » vérifier le code INSEE de la commune, corriger le cas échéant.
a - Paramétrages de connexion
La connexion avec les serveurs de net-entreprises utilise les mêmes identifiants que notre logiciel e-assemblée pour la transmission des actes en préfecture.
- Si vous utilisez e-assemblée :
Se rendre dans le menu « Utilitaires » → « Paramétrages »
1/ Dans l'onglet « Trésorerie / mandatement / liaisons logiciel » et renseigner le répertoire DATA E-assemblée :
2/ Dans l’onglet « Dématérialisation », cocher l'option DSN puis cliquer sur 
Cela remplit automatiquement les champs de « messagerie sécurisée » et permet de récupérer les informations concernant la clé utilisée dans le logiciel e-assemblée.
- Si vous n’utilisez pas e-assemblée → Nous contacter
3/ Dans l'onglet « DSN / PASRAU » vérifier ou renseigner :
- les identifiants (SIRET, Nom, Prénom) et mot de passe de connexion au site net-entreprises.
- les informations du « Contact Émetteur DSN / PASRAU »
b - Paramétrages de la déclaration
Pour accéder au module DSN, se rendre dans le menu « Travail » → « Dématérialisation » → « DSN» et cliquer sur « paramétrages »
Dans l’écran « paramétrage général », renseigner le point de dépôt et la nature juridique.
Cliquer ensuite sur « Suivant » pour accéder au paramétrage de l’outil de pré-contrôle.
Renseigner C:\AGEDI\Outils\DSN\ dans la case prévue à cet effet et cliquer sur le bouton en bout de ligne comme indiqué ci-dessous pour télécharger l'outil.
Les quatre écrans suivants permettent d'accéder au paramétrage des organismes
- URSSAF : sélectionner votre région
- Assurance chômage : préciser si la collectivité a pris ou non une convention avec Pôle Emploi et le cas échéant, renseigner le numéro de la convention ainsi que les dates demandées.
Note :
« 01 - Employeur en auto-assurance » signifie que la collectivité gère à la fois le dossier de l'agent et son indemnisation en cas de perte d'emploi et de versement de l'Allocation de Retour à l'Emploi
« 02 - Convention de gestion » signifie que la collectivité est en contrat avec Pôle Emploi pour la gestion administrative de l'indemnisation des agents. La collectivité ne cotise pas à l'assurance chômage
« 03 - Adhésion révocable » ou « 04 - Adhésion non révocable » signifient que la collectivité cotise à l'assurance chômage.
- IRCANTEC : 
- AGIRC-ARRCO : uniquement pour les contrats de droit privé
c - Paramétrages des agents et des contrats
Pour finaliser les paramétrages, se rendre dans chaque fiche agent/élu.
Désormais, la date d’ancienneté, c’est-à-dire la date d’entrée dans la collectivité, doit obligatoirement être renseignée. Cette date est utilisée uniquement par les organismes de prévoyance et de santé pour les contrats de mutuelle.
Se rendre ensuite dans les informations de son contrat en cliquant sur modifier.
Renseigner obligatoirement une date d'entrée dans la fonction (ainsi qu'une date de sortie pour les agents non titulaires).
Ensuite se rendre dans l'onglet DSN et vérifier les informations saisies. En effet, lors de la première utilisation, ce données sont reprises du logiciel N4DS et sont celles qui avaient été validées lors des précédentes déclarations annuelles.
Dans le cas d'un nouvel agent, il conviendra donc de se rendre dans cet onglet pour y renseigner les informations.
Afin de faciliter la saisie, il est recommandé d’utiliser les pré-filtres en entête qui réduiront grandement les choix proposés dans les listes. Dès lors qu’un profil agent est complété, il est aussi possible de récupérer tout son paramétrage pour l'appliquer sur d’autres contrats.
Plus d'informations sur les règles de remplissage.
3 - Réalisation du fichier déclaratif
Accéder au tableau de bord du module DSN en passant par le menu « Travail » → « Dématérialisation » → « DSN ».
a - Déclaration
Tous les mois, selon les dates d’ouverture du guichet de net-entreprises (se référer au calendrier), vous devez déposer un fichier déclaratif. Ce fichier sert à déclarer les différents montants aux organismes sociaux ainsi que les montants prélevés et les taux spécifiques de chaque agent concernant le prélèvement à la source.
Pour cela, cliquer sur « Déclaration ».
Dans « Nature de la déclaration », laisser « 01 - DSN Mensuelle », les autres cas dits « de signalement » ne sont pour le moment pas gérés pour la DSN Fonction Publique.
Ensuite, sélectionner le mois à déclarer, la nature du fichier (test ou réel) et cliquer sur « Création du fichier »
A la suite de la création du fichier, le logiciel propose l’analyse du fichier.
Celle-ci est vivement recommandée. Cependant, des dysfonctionnements liés à l’environnement Windows (java) peuvent empêcher l’outil de fonctionner. Dans ce cas, cliquer sur « Non » Puis retourner dans les paramétrages DSN pour cocher la méthode d'analyse "en ligne"
L’étape suivante étant celle de la transmission du fichier, la clé RGS** doit obligatoirement être branchée.
Cliquer sur « Envoyer le fichier » et saisir le code PIN de votre clé de transmission si demandé.
Note : Une déclaration « annule et remplace » peut-être émise pour corriger une information, jusqu’à la veille de l'échéance à minuit (heure de Paris).
Passées ces dates, les corrections devront être portées sur la DSN du mois M+1.
b - Déclaration d'une fin de contrat
Les fins de contrats devant être déclarées dans un fichier DSN, penser à utiliser cette option le cas échéant.
Dans un premier temps, rechercher la personne concernée, puis sélectionner le contrat qui se termine (généralement le dernier). Ensuite, renseigner la date de fin de contrat et le motif :
La fin de contrat doit être déclarée sur le mois concerné de la déclaration.
Si le logiciel enregistre une date de fin de contrat et estime que l'agent n'a plus de lien avec la collectivité, il vous proposera automatiquement de renseigner les informations.
c - Déclaration d'un régularisation
Consulter la notice spécifique
d - Déclaration d'une absence
Les absences devant être déclarées dans le fichier de DSN, penser à les renseigner auparavant dans le module spécifique. Pour en savoir plus sur son utilisation, cliquer ici.
En cas d'oubli, le logiciel détecte automatiquement les jours de carence et le demi-traitement.
Il est toutefois indispensable de déclarer toutes les absences, même celles qui n'ont aucun impact sur le salaire.
Le cas échéant, il vous sera alors demandé de le renseigner à l'aide du module de gestion des absences.
Il est cependant recommandé, pour plus de facilités de les saisir avant de réaliser le fichier.
e - Transmission et suivi des envois
Après avoir déposé (envoyé) le fichier, il conviendra de réceptionner les retours.
Les premiers retours proviennent de net-entreprises, ils sont reçus dans les heures qui suivent le dépôt du fichier. Il s’agit :
- De l’accusé d’enregistrement ;
- Du certificat de conformité ;
- Des contrôles inter-déclarations ;
- Du bilan d’identification des salariés ;
Plus tard dans le mois sont émis les retours des organismes.
En effet, chaque organisme peut effectuer un retour (ex IRCANTEC, CNRACL …) consultable à l’étape « Transmission des données aux organismes ».
Pour les récupérer, se rendre dans le module DSN et cliquer sur « Transmission et suivi des envois »
Cliquer sur « vérifier l’état » pour actualiser l’écran, (la clé RGS** devant être branchée)
Si les organismes ont bien réceptionné le fichier, une coche verte apparaît et en cliquant sur la loupe, on accède aux informations.
Le dernier retour provient du service des impôts : il intervient selon des dates préalablement définies (se référer au calendrier de net-entreprises) et consiste à réceptionner les taux PAS actualisés de vos agents (contenus dans le CRM – Compte Rendu Métier)
→ En cas d’anomalie, cliquer sur la loupe permet d'accéder à la liste des anomalies. Si vous ne savez pas les corriger, vous devrez consulter notre service d'assistance
Une fois les taux PAS réceptionnés, le logiciel actualise les informations dans la fiche de chaque agent :
« Taux DGFIP » signifie « Taux transmis par la DGFIP » ;
« Utilisation du barème par défaut » signifie « Application de la grille du barème mathématique (ou mensuel) » (l’agent a opté pour ne pas transmettre son taux à son employeur)
Un taux à 0% signifie que l’agent n’est pas imposable, la ligne du prélèvement à la source ne se déclenchera pas.
4 - TOPAZE
Le service TOPAZE est un service mis à disposition pour effectuer un appel de taux exceptionnel en cas de recrutement d’un employé.
Une notice spécifique décrit cette fonctionnalité. (cliquer ici)
5 - Dates et chronologie
a - Échéances d'exigibilité
L’échéance d’exigibilité de la DSN et la date limite de paiement des cotisation pour le mois de paie M est :
- Le 5 M+1 midi pour les entreprises mensualisées soumises aujourd’hui à cette échéance
- Le 15 M+1 midi pour les autres
Pour connaitre les détails des réponses des organismes, cliquez ici.
b - Chronologie attendue
Les dates d’ouverture de service et les dates de production des CRM (Compte Rendu Métier) par le service des impôts impliquent de suivre une chronologie :
1/ Calcul des payes du mois M ;
2/ Transfert en comptabilité et mandatement du prélèvement au SIE ;
3/ Déclaration du mois M : création et envoi du fichier ;
4/ Réception des taux (à partir d’une date définie, net-entreprises produit les CRM) ;
5/ Calcul des payes du mois M+1.
En cas d’impossibilité pour la collectivité d’attendre le retour des CRM pour l’établissement des payes du mois M+1, le logiciel utilisera les taux préalablement intégrés (consécutifs à la déclaration du mois M-1)
A savoir que les taux produits par le service des impôts ont une durée de validité de 2 mois à compter de la date de réception.
Note sur les dépôts tardifs : Une fois le délai légal dépassé, le déclarant peut tout de même déposer une DSN en retard et ce jusqu'à 3 mois après expiration de la date d'exigibilité.