Le logiciel Win-DET permet de gérer les emprunts de la collectivité, suivre leurs échéances, et mandater périodiquement le capital, les intérêts et les frais pour des comptabilités M14, M4x et M52.
Sommaire
2 - Présentation du menu principal
3 - Gestion des organismes prêteurs
5 - Gestion des emprunts garantis
6 - Récupération d’emprunts entre Travail Réel et Simulation
e - Répartition par collectivité
a - Mandatement des échéances (Win-MXX)
b - Consultation de l’historique de mandatement (Win-DET)
c - Récupération des états de la dette (Win-MXX)
d - Réindexation & Boîte à outils
1 - Accès à Win-DET
Au lancement du logiciel, sélectionnez la collectivité voulue puis cliquez sur « Sélectionner » pour continuer.
Vous pouvez également gérer ici vos différentes collectivités à l’aide des boutons suivants :
-
: Ajouter une collectivité ou une simulation. -
: Modifier le nom d’une collectivité ou d’une simulation. -
: Supprimer une collectivité ou une simulation.
Il est permis d’ajouter autant de collectivités que vous souhaitez. A chaque ajout, il vous sera demandé de préciser le nom de votre collectivité ainsi que les 3 derniers chiffres du code INSEE. Dans le cas de budgets annexes, étant donné que vous ne pouvez pas réutiliser le même code que le budget principal, indiquez un autre identifiant sur 3 chiffres.
S’il s'agit d'une simulation, cocher « Simulation ». Une collectivité de simulation permet de créer des projets d’emprunts sans interférer avec l’échéancier des collectivités existantes. Si le projet est confirmé par la suite, il est possible de récupérer la définition de l’emprunt dans la collectivité de son choix.
2 - Présentation du menu principal
Barre de menu :
- Menu « Travail » : Gérer vos emprunts et organismes prêteurs.
- Menu « Editions » : Consulter vos échéanciers.
- Menu « Comptabilité » : Suivre vos mandatements.
- Menu « Utilitaires » : Ajuster les paramétrages généraux du logiciel.
- Menu « ? » : Accéder à l’aide intégrée au logiciel et aux notes de version.
Barre d’outils :
- Bouton Emprunts : Gérer vos emprunts.
- Bouton Échéancier : Visualiser la liste des échéances sur l’année.
- Bouton Dette : Consulter l’évolution de la dette.
- Bouton Quitter : Sortir du logiciel.
3 - Gestion des organismes prêteurs
Pour enregistrer des établissements de crédit, ouvrez le menu « Travail » → « Organismes prêteurs ».
La liste de gauche contient tous les créanciers de la comptabilité (M14/M4x/M52). Sur la droite, vous retrouvez la liste des organismes prêteurs de Win-DET. Vous pouvez récupérer des créanciers depuis la comptabilité en sélectionnant le tiers voulu à gauche puis en cliquant sur 
.
Si le lien ne se fait pas entre les logiciels, se reporter aux paramétrages.
Actions :
-
: Afficher le détail de l’organisme sélectionné. -
: Supprimer l’organisme sélectionné. -
: Créer un nouvel organisme de toute pièce :
Il est recommandé d'utiliser les créanciers du logiciel de comptabilité. Si toutefois vous devez créer un organisme prêteur, complétez toutes les informations demandées puis cliquer sur Valider pour terminer.
Lors du mandatement des échéances, les organismes prêteurs crées ainsi pourront être ajoutés à la liste des créanciers si ceux-ci n’existent pas déjà dans la comptabilité.
4 - Gestion des emprunts
Rendez-vous au menu « Travail » → « Emprunts » ou cliquez sur le bouton « Emprunts » de la barre d’outils.
Cet écran vous permet de gérer vos différents emprunts. Vous disposez d’options d’affichage dans le coin supérieur-droit.
Options d’affichage :
-
: N’afficher que les emprunts avec l’état indiqué (par défaut, tous les emprunts en cours d’amortissement). Les emprunts « Terminés » concernent ceux dont la date de la dernière échéance est passée. Les emprunts « A venir » sont les emprunts dont la date de la 1ere échéance n’est pas encore passée. -
: N’afficher que les emprunts contractés auprès de l’organisme sélectionné (par défaut, tous les organismes prêteurs) -
: N’afficher que les emprunts avec le type de taux sélectionné (par défaut, tous les types de taux)
Actions :
-
: Imprimer la liste de tous vos emprunts. Si vous ne souhaitez imprimer qu’un seul emprunt, il vous faut accéder à la définition de l’emprunt en double-cliquant sur celui-ci dans la liste. -
: Exporter la liste de tous vos emprunts dans un fichier au format EXCEL. Vous devez ensuite vérifier le répertoire d’enregistrement, le nom du fichier puis cliquer sur « Exporter » pour créer le fichier. -
: Ajouter un nouvel emprunt. -
: Modifier et accéder à la définition de l’emprunt sélectionné. -
: Supprimer l’emprunt sélectionné.
a - Définition
A la création d’un emprunt, l’écran suivant apparaît :
Identifiant
- Libellé : Désignation ou objet de l’emprunt.
- Numéro : Numéro ou référence de contrat.
- Type : Emprunt normal, emprunt de refinancement, etc. Détermine sur quel état de la maquette budgétaire il apparaîtra.
-
Prêteur : Organisme prêteur, à sélectionner dans la liste déroulante. Cliquer sur
pour le modifier.
Capital emprunté
- Montant : Montant du capital emprunté à l’origine.
- Devise : Devise utilisée (€uros)
- Frais de dossier : Frais prélevés par l’organisme au titre de l’étude et du montage de l’emprunt. Ce montant sera ajouté à la colonne Frais de la première échéance sur le tableau d’amortissement.
- Taux d’assurance : Assurance sur le capital restant dû. Le taux d’assurance de l’emprunt s’applique à chaque échéance et sera ajouté à la colonne Frais sur le tableau d’amortissement.
Date
- Durée de l’emprunt : Durée d’amortissement exprimée en année et mois.
- Ex : un emprunt trimestriel avec 42 échéances doit être remboursé sur 10 ans + 6 mois.
- Périodicité de remboursement : Mensuel, trimestriel, etc. Détermine le nombre d’échéances par an.
- Signature du contrat : Date à laquelle le contrat a été signé.
- Versement des fonds : Date à laquelle le capital emprunté est encaissé. Elle doit être antérieure ou identique à la date de la première échéance.
- Première échéance : Date du début du remboursement de l’emprunt. Les dates des échéances suivantes sont calculées en fonction de celle-ci, de la périodicité de remboursement et de la durée de l’emprunt.
- Différé : Nombre d’échéances pour lesquelles certains remboursements sont retardés :
- Simple : seul les intérêts et les frais de dossier sont payés.
- Total : seul les frais de dossier sont payés. Les intérêts sont ajoutés au capital restant dû.
- Autres : aucun remboursement n’est effectué.
Comptabilité
Toutes ces données sont transmises au logiciel de comptabilité lors du mandatement des échéances.
- Cpt. d’imputation du capital : Article budgétaire sur lequel le remboursement du capital doit être imputé. Il détermine la nature de l’emprunt
- Cpt. d’imputation des intérêts : Article budgétaire sur lequel le paiement des intérêts doit être imputé.
- Cpt. d’imputation des frais : Article budgétaire sur lequel le paiement des frais de dossier doit être imputé.
- Code fonction : Si l’emprunt doit être affecté à une fonction utilisée en comptabilité, cochez l’option et saisissez le code.
- Taux TVA : Si vous devez appliquer un taux de TVA, cochez l’option et saisir le montant.
Note : les articles budgétaires et les codes fonctions disponibles dépendent du plan comptable personnalisé du budget défini dans le paramétrage. Pour plus d’informations, consulter le chapitre dédié aux paramétrages du logiciel.
Pièces justificatives dématérialisées
Cliquez sur le bandeau Pièces Justificatives Dématérialisées sur le côté droit de la fenêtre :
Apparaît alors le panneau de la GED (Gestion électronique de Documents) qui va vous permettre de lier à votre emprunt des documents.
-
: Rechercher et ajouter un document sur l’ordinateur. -
: Ajouter une référence de pièce comptable transmise sur support papier à la trésorerie. HELIOS acceptant des PJ dématérialisées de plus en plus volumineuses, cette fonctionnalité sera de moins en moins utilisée. -
: Ajouter le tableau d’amortissement calculé à partir de Win-DET. Si vous modifiez les données de l’emprunt (taux, périodicité, dates…), le tableau d’amortissement en PJ se mettra automatiquement à jour.
Tous les documents avec la coche 
seront automatiquement rattachés comme Pièces Jointes lors de l’établissement des mandats d’échéances. Pour consulter un document, cliquez sur 
. Pour retirer un document de la GED, cliquez sur 
.
b - Taux d’intérêts
Ce second onglet permet d’indiquer l’évolution de la valeur du taux d'intérêts.
Attention ! La liste doit contenir au moins une valeur : le taux initial. Si le taux est variable, il conviendra d’ajouter ici toutes les variations de taux et leur date d’effet.
Actions :
-
: Ajouter un taux. Complétez le formulaire de droite et validez. -
: Modifier le taux sélectionné dans la liste. -
: Supprimer le taux sélectionné dans la liste.
Pour chaque taux d’intérêts, vous devez indiquer la valeur du taux, le type et la date à partir de laquelle celui-ci est appliqué. Toutes les échéances au-delà de la date indiquée utiliseront cette valeur de taux pour le calcul des intérêts.
Si le changement de taux occasionne un coût supplémentaire, saisissez le montant dans le champ Frais, ce coût ressortira sur la prochaine échéance.
Note : En cas d’évolution de taux d’intérêt, pensez à recalculer votre tableau d’amortissement.
Pour les taux variables/révisables, vous pouvez saisir des informations complémentaires. Ces renseignements sont utilisés pour remplir vos états de la dette en comptabilité mais n’affecteront pas le calcul du tableau d’amortissement :
- Indice de référence
L'indice de référence est utilisé pour connaître la valeur du taux à une date donnée. Il varie en fonction de divers paramètres (valeur de l’€uro, inflation, etc. …) Les plus fréquents sont Euribor 1 an, Euribor 1 mois, Euribor 3 mois, Eonia, Libor, etc. …
- Taux capé
Un taux variable est dit capé s’il possède des limites qu’il ne peut dépasser. Cette option a généralement un coût, mais sert de protection en cas de forte variation de l’indice de référence.
- Variations pour révision
Un taux variable peut aussi avoir des limites de variation pour sa « mise à jour ». Cette option sert à limiter les faibles variations de l’indice de référence.
- Durée et montant maximum
Lorsque le taux augmente, il existe 2 possibilités pour amortir le surplus d’intérêts :
- Le montant des échéances reste constant et la durée augmente. De nouvelles échéances sont ajoutées à la fin du tableau d’amortissement pour payer ces intérêts. L’allongement du remboursement de l’emprunt peut être limité à une durée maximale, ensuite c’est le montant des échéances qui augmente.
- La durée ne change pas et le montant des échéances augmente. On peut alors fixer le montant maximal des échéances. Si ce plafond est atteint, c’est alors la durée de l’emprunt qui augmente.
c - Modifications
Cet onglet permet de renseigner toutes les modifications affectant le déroulement de l'emprunt (hors variation de taux d’intérêts) :
Actions :
-
: Ajouter un évènement. Complétez le formulaire de droite et validez. -
: Modifier un évènement dans la liste. -
: Supprimer un évènement dans la liste.
Types d’évènements :
- Remboursement anticipé : Réduire le capital remboursé du montant indiqué.
- Augmentation du capital emprunté : Augmenter le capital restant dû du montant indiqué. Les intérêts sont recalculés (donc augmentés) car le nombre d'échéances reste fixe.
- Report d’échéances : Différer un certain nombre d’échéances. Le total (hors frais) de ces échéances sera nul, mais les intérêts calculés seront ajoutés au capital restant dû.
- Durée de l’emprunt : Allonger ou réduire la durée initiale de remboursement. Cela affecte l’ensemble du tableau d’amortissement et non pas seulement à partir de la date de modification saisie.
- Périodicité de remboursement : Changer le nombre d’échéances par an de l’emprunt.
d - Tableau d’amortissement
Cet onglet vous permet de gérer le tableau d’amortissement de votre emprunt :
Actions :
-
: Positionner la sélection sur la prochaine échéance. -
: Consulter l’historique de mandatement. -
: Imprimer le tableau d’amortissement. -
: Générer le tableau d’amortissement à partir de la définition de l'emprunt et du profil d'amortissement choisi. Vous pouvez soit (re)calculer tout le tableau ou uniquement à partir de l’échéance sélectionnée.
Profils d’amortissement :
Le profil d’amortissement est la façon dont le capital est remboursé.
- Amortissement PROGRESSIF : le capital remboursé est de plus en plus important.
Le montant des échéances est calculé constant, et comme les intérêts sont de plus en plus faibles (car calculés sur le capital restant dû), le capital remboursé est donc de plus en plus important.
- Amortissement CONSTANT : le capital remboursé est le même à chaque échéance.
Le capital remboursé est calculé constant, et comme les intérêts sont de plus en plus faibles, le montant des échéances est donc de plus en plus faible.
- Amortissement IN FINE : le remboursement du capital est effectué intégralement à la dernière échéance.
Pendant toute la période de remboursement, seuls les intérêts sont calculés. A la dernière échéance, le capital emprunté est intégralement remboursé.
- Amortissement AUTRES : le remboursement du capital/intérêts est à compléter manuellement.
Calcul théorique de l’amortissement :
L’objectif est d’obtenir un tableau d’amortissement conforme au tableau fourni par l’organisme prêteur. Si vous constatez des incohérences, vérifiez la définition de votre emprunt.
Le recalcul ne donne qu’un tableau logique et théorique et peut présenter quelques différences vis-à-vis du véritable tableau d’amortissement si ce dernier comporte des particularités échappant à toute règle de calcul (montant des intérêts qui ne correspond pas au taux théoriquement appliqué, frais non prévus, etc. ...).
Il arrive fréquemment que les banques déterminent la 1ère échéance d’une façon particulière. Dans ce cas, il vous faudra changer manuellement le montant du capital remboursé et/ou des intérêts en saisissant directement sur la cellule du tableau. Ensuite, sélectionnez la 2nde échéance, cliquez sur « Recalculer » puis sur « Ligne » afin de recalculer à partir de la 2nde échéance.
Si cette solution ne règle pas votre problème, il vous faut alors utiliser le profil d’amortissement « Autres » et compléter manuellement le tableau.
e - Risque financier
Conformément à la charte de bonne conduite entre les établissements bancaires et les collectivités locales, votre organisme prêteur doit être en mesure de vous indiquer le niveau de risque de votre emprunt. La valeur par défaut est A-1 (cas le plus fréquent, c.-à-d., indice en Euros, taux fixe ou variable simple)
Cochez simplement la valeur correspondant à la catégorie de votre emprunt.
5 - Gestion des emprunts garantis
Rendez-vous au menu « Travail » → « Emprunts Garantis ».
La gestion des emprunts garantis par la collectivité est la même que celle des emprunts dits « classiques ».
Une différence apparait quant à la définition de l’emprunt où vous sont demandés deux informations supplémentaires :
- Le nom du bénéficiaire de la garantie ;
- Le montant de la garantie ;
6 - Récupération d’emprunts entre Travail Réel et Simulation
Rendez-vous au menu « Travail » → « Récupérer simulation » ou « Récupérer travail réel ». Cette opération permet de basculer des emprunts d’une collectivité (travail réel) à une simulation et vice-versa.
A partir de cette 1ère fenêtre, vous pouvez récupérer vos simulations.
Sélectionner la simulation (ou la collectivité si vous êtes en simulation), et cliquer sur le bouton « Récupérer ».
Si vous êtes en travail réel, vous pouvez choisir les emprunts de la simulation que vous souhaitez récupérer :
Si vous êtes en simulation, vous récupérez toutes les données de la collectivité choisie :
7 - Editions
Rendez-vous au menu « Editions » pour accéder à diverses possibilités d’éditions.
a - Echéancier
Le tableau vous indique, pour chaque emprunt, les différentes échéances de remboursement sur l’exercice.
Vous disposez d’options d’affichage dans le coin supérieur-droit.
Options d’affichage :
-
: N’afficher que les échéances de l’emprunt sélectionné. -
: N’afficher que les échéances du mois sélectionné. -
: N’afficher que les échéances de l’exercice sélectionné. -
: N’afficher que le total des échéances par mois.
Actions :
-
: Imprimer l’échéancier. -
: Exporter l’échéancier dans un fichier au format EXCEL. Vous devez ensuite vérifier le répertoire d’enregistrement, le nom du fichier puis cliquer sur « Exporter » pour créer le fichier.
-
: Afficher l’échéancier sous forme d’histogramme :
Actions :
-
: Option d’impression (portrait ou paysage) -
: Imprimer le graphique.
-
: Enregistrer le graphique au format image JPEG. Vous devez ensuite vérifier le répertoire d’enregistrement, le nom du fichier puis cliquer sur « Exporter » pour créer le fichier.
b - Echéancier pluriannuel
Le tableau vous indique, pour chaque emprunt et sur une période de 10 ans, le total des échéances (annuités + frais) de chaque exercice. Comme pour l’échéancier, vous pouvez imprimer et exporter ce tableau.
c - Evolution de la dette
Accessible depuis le menu « Editions » → « Evolution de la dette » ou en cliquant sur le bouton « Dette » de la barre d’outils, ce tableau présente l'évolution de votre dette sur la période sélectionnée.
Actions :
-
: Imprimer le tableau.
-
: Exporter le tableau dans un fichier au format EXCEL. Vous devez ensuite vérifier le répertoire d’enregistrement, le nom du fichier puis cliquer sur « Exporter » pour créer le fichier.
-
: Afficher le tableau sous forme d’histogramme.
d - Intérêts Courus Non Echus
Les Intérêts Courus Non Echus (ICNE) d'un exercice correspondent aux intérêts accumulés entre la dernière échéance de l’exercice et le 31/12, mais payés à l'exercice suivant. Ci-dessous, un rappel concernant le calcul des ICNE :
Exemple pour 1 emprunt à échéance annuelle avec les échéances suivantes :
- Echéance n°5 - le 01/10/2015 : Intérêts payés = 540 €
- Echéance n°6 - le 01/10/2016 : Intérêts payés = 360 €
- Echéance n°7 - le 01/10/2017 : Intérêts payés = 180 €
ICNE 2015 : Les 360 € d’intérêts payés en 2016 se sont accumulés entre le 01/10/2015 et le 01/10/2016. Une partie concerne donc l'exercice 2015 (soit 89 jours) On a donc :
ICNE 2015 = 360 € x 89/360 jours = 89 €
ICNE 2016 : Les 180 € d’intérêts payés en 2017 se sont accumulés entre le 01/10/2016 et le 01/10/2017. Une partie concerne donc l'exercice 2016 (soit 89 jours) On a donc :
ICNE 2016 = 180 € x 89/360 jours = 44.50 €
A la clôture de l’exercice 2015 (avant le 31 janvier 2016) :
- Faire un mandat au compte 66112, d'un montant de 89 €. Ce mandat sera typé « Mandat de rattachement » de nature « Emprunt ».
Sur l'exercice 2016 :
- Faire un mandat d'annulation du mandat précédent (contre-passation des ICNE 2015). Ce mandat d’annulation sera typé « Mandat correctif » de nature « Annulation du mandat de rattachement ».
- Au budget, prévoir au compte 66112 un montant de -44.50 € (ICNE 2016 - ICNE 2015)
A la clôture de l’exercice 2016 (avant le 31 janvier 2017) :
- Faire un mandat au compte 66112, d'un montant de 44.50 €. Ce mandat sera typé « Mandat de rattachement » de nature « Emprunt ».
Etc.
Win-DET permet d’automatiser ce calcul pour tous les emprunts. Le tableau indique, pour chaque emprunt, le montant des ICNE de l’exercice en cours et ceux de l’exercice précédent, ainsi que les opérations à effectuer en comptabilité.
e - Répartition par collectivité
Vous pouvez définir des organismes qui vont prendre en charge une partie (en pourcentage) d'un emprunt et éditer le tableau d'amortissement correspondant.
Note : cette opération n’altère pas le tableau d’amortissement enregistré pour l’emprunt sélectionné.
Actions :
-
: Afficher le tableau d’amortissement de l’emprunt pour la collectivité sélectionnée.
-
: Ajouter une collectivité pour l’emprunt sélectionné dans la « liste des emprunts ».
-
: Modifier le nom ou la répartition de la collectivité sélectionnée. -
: Supprimer la collectivité sélectionnée.
- Taux de répartition : Pourcentage de prise en charge d'un emprunt.
- Subvention 1 : Réduction en % de la colonne "capital remboursé" du tableau d'amortissement.
- Subvention 2 : Réduction en % de la colonne "intérêts payés" du tableau d'amortissement.
8 - Liaison comptabilité
Win-DET permet de mandater les échéances d’emprunts en lien avec les logiciels de comptabilité AGEDI. Il permet également de remplir automatiquement les états de la dette pour vos documents budgétaires.
Ces fonctionnalités nécessitent que votre logiciel de comptabilité Win-MXX ait été correctement paramétré pour pouvoir récupérer les informations depuis le logiciel Win-DET.
a - Mandatement des échéances (Win-MXX)
Dans le logiciel de comptabilité AGEDI, cliquez sur le bouton Dette dans la barre d’outils. Sélectionnez ensuite les échéances souhaitées puis cliquez sur le bouton « Mandater » pour les ajouter au bordereau en cours.
b - Consultation de l’historique de mandatement (Win-DET)
Depuis Win-DET, vous pouvez consulter le suivi des échéances transférées en comptabilité via le menu « Comptabilité » → « Historique ».
Ce tableau indique pour chaque échéance le logiciel, la collectivité, l'exercice, les numéros de bordereau et de mandat, le montant et la date à laquelle les mandats correspondants ont été créés.
- Les lignes barrées sont considérées comme mandatées (lorsque vous saisissez un nouvel emprunt, toutes les échéances antérieures à la date actuelle seront considérées comme déjà mandatées)
- Les lignes dont les informations sont saisies sont mandatées.
- Les lignes dont les informations ne sont pas saisies ne sont pas encore mandatées.
Actions :
-
: Se positionner sur la 1ère échéance non mandatée. -
: Modifier l'état d’une échéance (sélectionnez une ligne Capital, Intérêt ou Frais) :
Cette fenêtre permet notamment, en cas d’erreur de mandatement, d’indiquer qu’une ligne n’est pas encore mandatée.
c - Récupération des états de la dette (Win-MXX)
Les annexes « Etat de la dette » et « Etat des emprunts garantis » au Budget Primitif et au Compte Administratif sont remplies automatiquement à l’aide du bouton « Win-DET » depuis le logiciel de comptabilité.
Note : Les annexes doivent néanmoins être vérifiées voire complétées.
Pour plus d’informations, consultez les notices de comptabilité.
9 - Utilitaires
Accédez dans ce menu aux utilitaires et paramétrages généraux du logiciel.
a - Paramètres
Vous pouvez paramétrer le budget comptable sur lequel vos échéances d’emprunt vont être mandatées. Cette précision vous permettra également d’importer des organismes prêteurs présents dans votre logiciel comptable et choisir des articles de mandatement conformes à la nomenclature utilisée sur votre budget.
Vous pouvez rajouter ici des devises utilisés (par défaut, emprunts en €uros)
Une option permet d’exporter directement les éditions (hors graphiques) en PDF et de les imprimer avec plusieurs options avancées (plage d’impression, disposition…).
b - Sauvegarde
Pour faire une sauvegarde de votre logiciel, commencez par choisir le support de sauvegarde puis cliquez sur « Enregistrer ».
c - Restauration
Pour restaurer une sauvegarde de votre logiciel, sélectionnez le support de sauvegarde, sélectionnez la sauvegarde voulue puis cliquez sur « Restaurer ».
d - Réindexation & Boîte à outils
La ré-indexation et la boîte à outils sont des outils de dépannage à n’utiliser qu’en lien avec le service technique AGEDI. Toute utilisation non supervisée pourrait porter atteinte à l’intégrité du logiciel et de ces données.
[1] Calculé sur une base de 360 jours par an, soit 30j du 01/10 au 01/11 + 30j du 01/11 au 01/12 + 29j du 01/12 au 30/12