La présente notice décrit l’activation et la gestion des marchés publics dans les logiciels de comptabilité Win-M14, Win-M40 et Win-M52.
Vous pouvez également visionner la vidéo :
A noter que la création de flux PES MARCHÉ peut être réalisée depuis la version 4.49 du logiciel de comptabilité. Attention, une activation doit être réalisée en amont côté Trésorerie.
Sommaire
2 - Création de marchés publics
a - Création/Modification du marché
4 - Affectation des marchés aux mandats et titres
b - Edition de l’état Trésorerie
c - Situation comptable par code nomenclature
d - Situation comptable par marché
1 - Activation
Pour activer la gestion des marchés publics dans votre logiciel, rendez-vous dans le menu « Utilitaires > Paramétrages » puis dans l’onglet « Options » cochez la case « Marchés publics : nomenclature de fournitures et de prestations de services homogènes » comme indiqué ci-dessous.
2 - Gestion des marchés publics
Pour gérer vos marchés publics, utilisez le menu « Initialisation > Marchés publics » et accédez à la liste des marchés en cours.
Actions :
Sur la partie haute du module, une fonction de recherche permet de trouver un marché selon différents critères.
affiche les marchés obsolètes (masqués par défaut)
Dans la partie basse du module différentes actions sont possibles :
Cliquez sur 
pour créer un nouveau marché public.
Pour accéder à un marché existant ou le supprimer, sélectionner le marché, cliquez sur 
ou 
(une confirmation sera demandée)
pour imprimer la liste des marchés.
a - Création/Modification du marché
- Dans le premier onglet, « Fiche Marché », les champs indiqués en rouge sont obligatoires.
Il s'agit des caractéristiques du marché : description et conditions d'exécution.
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Identifiant du marché
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Identifiant unique du marché, qui sera véhiculé sur HELIOS. Il n’y a pas de règles spécifiques pour la numérotation |
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URL profil acheteur * |
Adresse du site internet de la plateforme de dématérialisation utilisée pour la publicité (ex : https://agedi.achatpublic.com/) |
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Objet principal du marché |
Désignation complète du marché |
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Lieu d'exécution |
Utilisez le menu déroulant et remplissez les cases selon le mode choisi (code INSEE + désignation) |
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Marché terminé |
Cochez cette case si le marché est arrivé à terme ou annulé Celui-ci sera automatiquement masqué des différents états et éditions du logiciel |
* Si le marché n'est pas soumis à l'obligation de dématérialisation, remplissez le champ par « XXX »
- L’onglet « Acheteurs » recense la liste des acheteurs
Cliquez sur 
pour parcourir la liste des créanciers.
La collectivité passant le marché est en général l'acheteur principal mais il peut y avoir d'autres collectivités associées au marché public. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le montant HT notifié pour chaque acheteur.
Les deux onglets suivants permettent de saisir les Titulaires/Co-Traitants et les Sous-Traitants.
Lorsque plusieurs entreprises répondent ensemble au marché, en mutualisant leurs moyens professionnels, il s'agit de co-traitance.
Lorsqu'une entreprise confie à un autre l'exécution d'une partie des prestations, on parle alors de sous-traitance.
- L’onglet « Titulaires/Co-Traitants » affiche la liste des titulaires du marché public ainsi que les conditions d'exécution
Cliquez sur 
pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le type (titulaire ou co-traitant), le montant HT notifié et sélectionnez l'acheteur.
Les champs en rouge sont obligatoires.
La colonne « Réalisé » se complétera au fur et à mesure du mandatement.
- L’onglet « Sous-Traitants » affiche la liste des sous-traitants du marché public ainsi que les conditions d'exécution
Cliquez sur 
pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le montant HT notifié ainsi que le titulaire/co-traitant associé à ce sous-traitant.
À noter que le montant total notifié renseigné dans l'onglet « Acheteurs » doit être égal à la somme des montants notifiés « Titulaires » et « Sous-Traitants »
La colonne « Réalisé » se complétera au fur et à mesure du mandatement.
Le type d'avance est obligatoire.
- L’onglet « Lots » affiche la ventilation par lot du marché
Cliquez sur 
puis renseignez le numéro du lot ainsi que son objet, le montant HT et l'opérateur (titulaire, co-traitant ou sous-traitant)
La colonne « Réalisé » se complétera au fur et à mesure du mandatement sur chacun des lots.
Attention, depuis la mise en place du PES MARCHE, nous déconseillons la gestion des lots depuis cet onglet. Nous préconisons de créer autant de marchés que de lots.
- L'onglet « PJs » permet d'ajouter des pièces au dossier.
Cliquez sur le bouton 
pour parcourir l'ordinateur.
Pour les collectivités qui réalisent du PES MARCHE, ces pièces justificatives sont envoyées à la DGFIP via le flux initial. Les pièces justificatives ne doivent donc pas être envoyées en pièces jointes de vos mandats et titres de marchés étant donné que votre Trésorier les aura déjà reçues avec le flux PES MARCHE initial.
b - Recensement
Le bouton 
vous permet d’éditer la fiche de recensement modèle 2012 à transmettre à l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) – anciennement OEAP. La procédure de dépôt dématérialisée est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 pour tous les marchés notifiés à partir de 2018.
3 - Flux PES MARCHÉ
a - Flux initial
Une fois le marché saisi, il faut déposer un flux PES MARCHÉ sur la plateforme Helios.
Les mandats et les titres ne doivent pas être envoyés avant la transmission du flux initial.
Afin de créer un flux initial PES MARCHÉ, sélectionnez le marché et cliquez sur "PES Marché".
Au niveau du numéro de séquence d'envoi laissez le chiffre 1, puis cliquez sur "Valider".
> Si vous avez notre Tiers de Télétransmission, le flux s'enverra donc en passant par ce dernier.
> Si vous n'avez pas notre Tiers de Télétransmission, vous devez déposer le flux manuellement sur Hélios.
Si après envoi du flux, vous avez un ACK KO :
1. Vous devez apporter les modifications nécessaires
2. Sélectionnez le marché et cliquez sur "PES MARCHÉ"
3. Laissez le numéro de séquence d'envoi à 1 et renvoyer le flux (ne pas cocher "erreur matérielle").
Si le flux initial doit être envoyé parce des données auraient été saisies erronées (flux bien reçu en Trésorerie avec ACK OK), vous devez renvoyer un flux PES MARCHÉ initial en mettant 2 au niveau du numéro de séquence d'envoi et en cochant la case "Correctif erreur matérielle".
A chaque création de nouveaux marchés, le numéro de séquence initial doit toujours être le 1.
b - Flux modificatif
Il est possible de réaliser un flux modificatif pour ces différentes raisons :
- Modification de Montant et/ou Durée
Si tel est le cas, revenez sur le marché (onglet "Fiche Marché") et modifiez le montant et/ou la durée.
Automatiquement, le delta dans la partie "Modifications" en haut de l'écran se calculera.
- Modification Titulaires/Co-traitants
Si tel est le cas, modifiez l'onglet Titulaires / Co-traitants.
- Déclaration/Modification sous-traitants
Si tel est le cas, modifiez l'onglet Sous-traitants.
Afin de réaliser le flux PES Marché modificatif, revenez sur la liste des marchés, sélectionnez le marché et cliquez sur "PES Marché modif".
Cochez ensuite la modification dont il est question.
S'il s'agit de la première modification, mettre le chiffre 1 au niveau du numéro de la modification globale.
Au niveau du numéro de séquence, ajoutez +1 au numéro de la séquence d'envoi du flux initial (souvent 2 pour la première modification, 3 pour la 2ème modification, etc ...).
4 - Affectation des marchés aux mandats et titres
Une fois le flux PES MARCHÉ initial déposé, il est possible de créer des écritures liées au marché.
Pour affecter un marché public à un mandat (ou à un titre), cliquez sur la case dans la colonne « Marchés ».
Vous devez ensuite sélectionner le marché/lot voulu dans la liste de droite puis le faire basculer dans le tableau de gauche avec la flèche bleue 
. A noter qu’un seul marché peut être lié par imputation.
Note : La colonne « A mandater » vous informe sur les montants restant à mandater de chaque marché, par rapport au total que vous avez renseigné dans la fiche du marché.
Le mandat (ou le titre) sera alors affecté à ce marché et son numéro apparaîtra dans le fichier PES pour la Trésorerie.
Le montant réalisé sera automatiquement renseigné dans la fiche générale du marché, associé au fournisseur et le cas échéant au lot concerné.
5 - Suivi des réalisations
Pour suivre l’avancée du mandatement des marchés publics, ouvrez le menu « Résultats > Marchés publics ».
a - Suivi des marchés
Cette fenêtre vous permet de consulter le détail des réalisations par marché et par lot sur plusieurs années. Pour ce faire, sélectionnez le marché dans la liste de gauche puis ajustez les années à prendre en compte dans la liste du centre : suivant votre sélection, la liste des mandats détaillée apparait à droite.
b - Edition de l’état Trésorerie
Pour un mandat ou un mandat d’annulation donné, vous pouvez éditer un état récapitulatif pour la Trésorerie avec le montant de ce qui a été réalisé sur le marché les années précédentes et le détail de ce qui a été mandaté sur l’exercice en cours jusqu’au mandat sélectionné.
c - Situation comptable par code nomenclature
Vous pouvez éditer ici la liste des réalisations par marché pour l’année en cours selon un code nomenclature marché et un article budgétaire défini.
L’option « Inclure les documents non affectés » rajoute à l’édition les dépenses non affectées à un marché pour l’article budgétaire voulu.
d - Situation comptable par marché
Vous pouvez éditer ici la liste des réalisations par marché pour l’année en cours selon un marché et un article budgétaire défini.
L’option « Inclure les documents non affectés » rajoute à l’édition les dépenses non affectées à un marché pour l’article budgétaire voulu.