La présente notice décrit le déroulement de la dématérialisation de la chaîne budgétaire : depuis l’élaboration des budgets locaux puis leur transmission électronique jusqu’à leur contrôle par le représentant de l’Etat.
Vérifiez que vous avez opté pour la dématérialisation des Actes Budgétaires dans votre convention de dématérialisation prise avec la Préfecture. Si tel n'est pas le cas, vous devrez prendre un avenant.
Sommaire
b - Dématérialisation du BP pour la Préfecture
c - Dématérialisation du BP pour la Trésorerie
3 - La Décision Modificative (DM)
b - Dématérialisation de la DM pour la Préfecture
c - Dématérialisation de la DM pour la Trésorerie
4 - Le Compte Administratif (CA) et le Compte Financier Unique (CFU)
b - Dématérialisation du CA/CFU pour la Préfecture
1/ Délibération(s) - opération commune au CA et au CFU
c - Dématérialisation du CA pour la Trésorerie
5 - Récupération dans E-assemblée
1 - Activation
Ouvrir le menu « Utilitaires » → « Paramétrage Mxx » → « Paramétrage Général » :
Onglet Paramétrage Général :
- Vérifier la nature juridique (commune, syndicat…) et le libellé collectivité (nom de l’établissement qui figurera sur les documents budgétaires)
Onglet Options :
- Vérifier le répertoire e-assemblée. Dans le cas où il ne serait pas renseigné, cliquer sur le bouton […] puis choisir le chemin : C:\AGEDI\Delib\Data\E01\. Par contre, si vous disposez de plusieurs collectivités dans E-Assemblée ou que vous travaillez en réseau, merci de contacter le service technique AGEDI.
Onglet Dématérialisation / Mots de passe :
- Cocher la case « Activer ACTES BUDGETAIRES ».
Ces paramétrages sont à faire pour tous les budgets concernés (principaux et annexes).
2 - Le Budget Primitif (BP)
a - Schéma de procédure
Le budget fait l’objet de 2 actes en Préfecture : la délibération et l’acte budgétaire. Coté trésorerie, le PES BP qui encapsule l’acte budgétaire, est à transmettre sur HELIOS.
b - Dématérialisation du BP pour la Préfecture
Avant de dématérialiser le budget, celui-ci doit être saisi ainsi que ses annexes. Pour ce faire, se référer aux notices correspondantes :
Une fois ces opérations réalisées, cliquer sur le bouton BP de la barre d’outils.
Cliquer sur « 2 – Dématérialisation du BP ».
Cocher les différentes annexes à joindre dans les onglets « Annexes A », « Annexes B – C – D ». Une fois toutes les annexes correctement sélectionnées, revenir sur le premier onglet « Budget ».
Cliquer sur le bouton « Acte Budg. » en bas à droite de la fenêtre.
Sur la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, suivre les étapes numérotées. Ces étapes se dévoilent au fur et à mesure de votre avancement dans la dématérialisation.
① Cliquez sur « Générer » : la génération du fichier débute et peut prendre plusieurs dizaines de secondes.
Les outils TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) de la DGCL se déclenchent automatiquement lors de la génération du fichier. Si des messages s’affichent demandant d’autoriser le programme, cliquer sur « Autoriser ».
Si le budget est valide, un message en vert apparait comme illustré ci-dessous. Cela signifie qu’on peut passer à l’étape 2.
Si des erreurs ont été décelées, celles-ci sont indiquées à l’écran ou dans le rapport d’anomalies. Procéder aux corrections nécessaires puis cliquer sur « Générer » de nouveau. Il est possible de régénérer le fichier autant de fois que nécessaire tant qu’il n’est pas transmis en Préfecture.
② Une fois le budget généré, celui-ci est visualisable aux formats PDF et HTML. Il est nécessaire de consulter pour vérification votre budget en cliquant sur l’un des 2 boutons (PDF ou HTML au choix). En effet, un budget considéré « valide » par TotEM est valide au sens du protocole Actes Budgétaires, c’est-à-dire, qu’il respecte la nomenclature budgétaire. Cela ne veut pas dire qu’il est équilibré ou que les annexes obligatoires ont bien été jointes.
Note : le document PDF (ou HTML) est le reflet du budget à l’instant où il a été généré. Si vous apportez des modifications à la saisie du budget ou de ces annexes, repasser à l’étape 1 afin que ce document reflète les derniers changements.
③ L’étape 3 se décompose de la façon suivante.
- Cliquer sur le bouton « Copie Vierge » afin que l’arrêté de signatures vierge se génère en PDF, l’imprimer et le faire signer à l’assemblée délibérante ;
- Une fois la séance passée et le document signé, scanner le document en PDF sur votre ordinateur puis cliquer sur le bouton « Copie Signée » afin de joindre le document scanné. Le bouton « Voir l’arrêté » permet de visualiser le document joint.
④ L’étape 4 apparait une fois l’arrêté de signatures joint. Cliquer ensuite sur le bouton « Envoyer ».
L’acte budgétaire est scellé puis transféré dans le logiciel e-Assemblée qui s’ouvre automatiquement. C’est aussi à ce moment que le projet de délibération de vote du budget est créé dans la dernière séance.
L’envoi des Actes Budgétaires par e-Assemblée est expliqué en cinquième partie de cette notice.
c - Dématérialisation du BP pour la Trésorerie
Chiquer sur le bouton BP de la barre d’outils, puis « 3 – Fichier PES Budget ».
La génération du fichier se fait instantanément et s’enregistre dans le même dossier que vos flux PES de bordereaux de titres et de mandats.
Si vous utilisez le TDT (tiers de télétransmission), le fichier peut être envoyé automatiquement sur HELIOS via la clé RGS**.
Sinon, déposer le fichier sur HELIOS par la passerelle de transmission comme un bordereau classique.
Note : comme pour les mandats et les titres, la collectivité reçoit un acquittement suite à l’envoi du budget pour indiquer si celui-ci est OK ou KO. Pour plus d’informations sur les fichiers ACK, consulter cette notice.
3 - La Décision Modificative (DM)
a - Schéma de procédure
La décision modificative fait l’objet de 2 actes en Préfecture : la délibération et l’acte budgétaire. Coté trésorerie, le PES DM qui encapsule l’acte budgétaire, est à transmettre sur HELIOS.
Note : les DM de cession (dites « techniques ») ne doivent pas être transmises. Pour plus d’informations sur la gestion de l’inventaire, consulter cette notice.
b - Dématérialisation de la DM pour la Préfecture
Avant de dématérialiser la décision modificative, celle-ci doit être saisie. Pour ce faire, se référer à la notice correspondante :
Une fois ces opérations réalisées, cliquer sur le bouton DM de la barre d’outils.
Pour commencer, il faut créer la délibération de DM. Pour cela, sélectionner la DM dans la liste et cliquer sur « Délib ». Note : Cette étape n’est pas nécessaire si la délibération a déjà été préparée en amont.
Une fenêtre va s’ouvrir :
Cliquer sur « Non » permettra de concevoir votre délibération dans le logiciel de comptabilité. Nous préconisons cependant de cliquer sur « Oui » afin de profiter des fonctionnalités offertes par e-assemblée : le projet de délibération de vote de la DM sera créé dans la dernière séance.
La récupération de la délibération par e-Assemblée est expliquée en cinquième partie de cette notice.
Ensuite, revenir sur l’écran de la DM et cliquer sur « Acte. Budg. »
Compléter les informations relatives à la séance de vote de la DM : les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*) Une fois complété, cliquer sur « Valider ».
Sur la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, suivre les étapes numérotées. Ces étapes se dévoilent au fur et à mesure de votre avancement dans la dématérialisation.
① Cliquez sur « Générer » : la génération du fichier débute et peut prendre plusieurs dizaines de secondes.
Les outils TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) de la DGCL se déclenchent automatiquement lors de la génération du fichier. Si des messages s’affichent demandant d’autoriser le programme, cliquer sur « Autoriser ».
Si la DM est valide, un message en vert apparait comme illustré ci-dessous. Cela signifie qu’on peut passer à l’étape 2.
Si des erreurs ont été décelées, celles-ci sont indiquées à l’écran ou dans le rapport d’anomalies. Procéder aux corrections nécessaires puis cliquer sur « Générer » de nouveau. Il est possible de régénérer le fichier autant de fois que nécessaire tant qu’il n’est pas transmis en Préfecture.
② Une fois la DM générée, celle-ci est visualisable aux formats PDF et HTML. Ce document contient les pages du budget de l’exercice avec les écritures de votre DM dans une colonne séparée.
Note : le document PDF (ou HTML) est le reflet de la DM à l’instant où elle a été générée. Si vous apportez des modifications à la saisie de votre DM, repasser à l’étape 1 afin que ce document reflète les derniers changements.
③ L’étape 3 propose de joindre un document PDF à associer à l’acte budgétaire. Par défaut, le logiciel joint la vue d’ensemble. Cette étape est donc facultative.
- Cliquer sur le bouton « PDF à joindre » afin de joindre un document scanné, si et seulement si celui proposé par le logiciel ne vous convient pas.
- Le bouton « Visualiser » permet de visualiser le document joint.
④ A l’étape 4, cliquer ensuite sur le bouton « Envoyer ».
L’acte budgétaire est scellé puis transféré dans le logiciel e-Assemblée qui s’ouvre automatiquement. C’est aussi à ce moment que le projet de délibération de vote de la DM est créé dans la dernière séance.
L’envoi des Actes Budgétaires par e-Assemblée est expliqué en cinquième partie de cette notice.
c - Dématérialisation de la DM pour la Trésorerie
Cliquer sur le bouton DM de la barre d’outils puis sélectionner la DM dans la liste et cliquer sur « PES ».
La génération du fichier se fait instantanément et s’enregistre dans le même dossier que vos flux PES de bordereaux de titres et de mandats.
Si vous utilisez le TDT (tiers de télétransmission), le fichier peut être envoyé automatiquement sur HELIOS via la clé RGS**. Sinon, déposer le fichier sur HELIOS par la passerelle de transmission comme un bordereau classique.
Note : comme pour les mandats et les titres, la collectivité reçoit un acquittement suite à l’envoi de la DM pour indiquer si celle-ci est OK ou KO. Pour plus d’informations sur les fichiers ACK, consulter cette notice.
4 - Le Compte Administratif (CA) et le Compte Financier Unique (CFU)
a - Schéma de procédure
Le compte administratif fait l’objet de plusieurs actes en Préfecture : la(les) délibération(s) et l’acte budgétaire. Coté trésorerie, il n’existe pas de fichier d’échange HELIOS pour le compte d’administratif (plus d’informations à ce sujet dans le chapitre correspondant)
Le compte financier unique fait également l'objet de plusieurs actes en Préfecture : la(les) délibération(s) et l’acte budgétaire.
L'acte budgétaire du CFU est produit conjointement par l'ordonnateur et par le comptable via l'intermédiaire d'HELIOS. Pour plus d'informations, cliquer ici
b - Dématérialisation du CA/CFU pour la Préfecture
Avant de dématérialiser le compte administratif ou du compte financier unique, celui-ci doit être saisi ainsi que ses annexes. Pour ce faire, se référer aux notices correspondantes :
Une fois ces opérations réalisées, cliquer sur le bouton CA/CFU de la barre d’outils.
Cliquer sur « Dématérialisation du CA ou du CFU ».
ou 
1/ Délibération(s) - opération commune au CA et au CFU
Cliquer sur le bouton « Délib. » en bas à droite de la fenêtre.
Une fenêtre va s’ouvrir :
Cliquer sur « Non » permettra de concevoir votre délibération dans le logiciel de comptabilité. Nous préconisons cependant de cliquer sur « Oui » afin de profiter des fonctionnalités offertes par e-assemblée.
La fenêtre « Résultats » s’affiche. Les onglets « Compte Administratif », « Affectation du résultat » et « Compte de Gestion » sont grisés dès lors que vous souhaitez utiliser e-assemblée pour la rédaction des délibérations.
Cliquer sur le bouton « Calcul » afin de calculer automatiquement les montants de clôture puis choisir le type de présentation de vos délibérations via l’une des 2 options au bas de la fenêtre :
- Délibérations distinctes (3) : Compte Administratif, Affectation du résultat, Compte de Gestion
- Délibération 3 en 1 : synthèse des 3 délibérations en une
Cliquer ensuite sur « Envoyer vers e-Assemblée ».
La récupération de (s) délibération(s) par e-Assemblée est expliquée en cinquième partie de cette notice.
2/ Acte budgétaire du CA
Revenir à l’écran de dématérialisation du CA
Cocher les différentes annexes à joindre dans les onglets « Annexes A », « Annexes B – C – D ». Une fois toutes les annexes correctement sélectionnées, revenir sur le premier onglet « CA ».
et cliquer sur « Acte. Budg. »
Sur la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, suivre les étapes numérotées. Ces étapes se dévoilent au fur et à mesure de votre avancement dans la dématérialisation.
① Cliquez sur « Générer » : la génération du fichier débute et peut prendre plusieurs dizaines de secondes.
Les outils TotEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) de la DGCL se déclenchent automatiquement lors de la génération du fichier. Si des messages s’affichent demandant d’autoriser le programme, cliquer sur « Autoriser ».
Si le CA est valide, un message en vert apparait comme illustré ci-dessous. Cela signifie qu’on peut passer à l’étape 2.
Si des erreurs ont été décelées, celles-ci sont indiquées à l’écran ou dans le rapport d’anomalies. Procéder aux corrections nécessaires puis cliquer sur « Générer » de nouveau. Il est possible de régénérer le fichier autant de fois que nécessaire tant qu’il n’est pas transmis en Préfecture.
② Une fois le CA généré, celui-ci est visualisable aux formats PDF et HTML. Il est nécessaire de consulter pour vérification votre CA en cliquant sur l’un des 2 boutons (PDF ou HTML au choix). En effet, un CA considéré « valide » par TotEM est valide au sens du protocole Actes Budgétaires, c’est-à-dire, qu’il respecte la nomenclature budgétaire. Cela ne veut pas dire qu’il est conforme ou que les annexes obligatoires ont bien été jointes.
Note : le document PDF (ou HTML) est le reflet du compte administratif à l’instant où il a été généré. Si vous apportez des modifications à la saisie du CA ou de ces annexes, repasser à l’étape 1 afin que ce document reflète les derniers changements.
③ L’étape 3 se décompose de la façon suivante.
- Cliquer sur le bouton « Copie Vierge » afin que l’arrêté de signatures vierge se génère en PDF, l’imprimer et le faire signer à l’assemblée délibérante ;
- Une fois la séance passée et le document signé, scanner le document en PDF sur votre ordinateur puis cliquer sur le bouton « Copie Signée » afin de joindre le document scanné. Le bouton « Voir l’arrêté » permet de visualiser le document joint.
④ L’étape 4 apparait une fois l’arrêté de signatures joint. Cliquer ensuite sur le bouton « Envoyer ».
L’acte budgétaire est scellé puis transféré dans le logiciel e-Assemblée qui s’ouvre automatiquement.
L’envoi des Actes Budgétaires par e-Assemblée est expliqué en cinquième partie de cette notice.
3/ Acte budgétaire du CFU
Veuillez consulter la notice spécifique au CFU en cliquant ici.
c - Dématérialisation du CA pour la Trésorerie
Contrairement aux budgets et décisions modificatives, le protocole PESv2 n’intègre pas le CA, il n’y a donc pas de fichier PES à transmettre pour ce document. Néanmoins, certaines trésoreries demandent aux collectivités le CA au format dématérialisé. Lors du scellement et envoi vers E-Assemblée, le logiciel créé automatiquement un fichier « xml » dans le répertoire de création des fichiers PES. Il se prénomme de cette manière : « nomdubudget_CA_année.xml » et doit être envoyé en pièce jointe d’un mail pour la trésorerie.
En cas de doute sur le chemin concernant la création de ce fichier, retrouver les informations sur ce répertoire dans le menu « Utilitaires » à « Paramétrage ». En bas de la fenêtre, le chemin d’accès est défini dans « Répertoire Fichier Trésorerie ».
Exemple :
5 - Récupération dans E-assemblée
Ce chapitre explique comment récupérer et envoyer vos délibérations et actes budgétaires.
Note : Ne pas oublier de créer la séance dans e-Assemblée avant d’opérer le scellement et envoi du BP/DM/CA : en effet, les projets de délibérations se créent automatiquement dans la dernière séance ouverte.
a - Acte budgétaire
A la génération de l’acte budgétaire, le logiciel de comptabilité ouvre automatiquement le logiciel e-assemblée avec l’acte à l’écran. L’arrêté de signature ou le document principal (pour les DM) est visible dans l’onglet « Saisie de l’acte » tandis que le document dématérialisé au format xml se trouve dans l’onglet « Informations complémentaires » :
Les champs obligatoires sont automatiquement remplis : il reste éventuellement à ajuster, le code matière, le numéro de l’acte et son titre (préciser le n° de la DM par exemple). Cliquer sur le bouton en forme de disquette noire pour enregistrer. L’acte est désormais prêt à être envoyé au contrôle de légalité.
b - Projet et délibération
Initialement, les délibérations se présentent sous forme de projets de délibération (trame réutilisable) créés automatiquement dans la dernière séance ouverte. Ouvrir la dernière séance, créer une nouvelle délibération puis cocher la case « Importer un projet » dans le panneau latéral droit.
Sélectionner ensuite le projet de délibération à importer et cliquer sur le bouton « Importer ».
Les champs obligatoires de l’acte sont automatiquement remplis : vérifier et modifier le cas échéant.
Pour les délibérations, le type de la classification est 7.1 ou une de ses sous-catégories (par exemple pour le Cantal elle correspond à 7.1.5) : le type de classification est à renseigner dans « code matière ».
La reprise automatique des chiffres est l’intérêt du transfert de la délibération du logiciel de comptabilité vers e-Assemblée. En revanche, la trame de texte est standard, la relire et la modifier si nécessaire.
Cliquer sur le bouton en forme de disquette noire pour enregistrer. L’acte est désormais prêt à être envoyé au contrôle de légalité.
Pour plus d’informations sur l’utilisation du logiciel e-assemblée :