La présente notice vous guide dans l’utilisation du module d’inventaire pour les logiciels de comptabilité AGEDI Win-M14, Win-M40 et Win-M52.
Sommaire
b - Mandats et titres d’amortissement
c - Fichier indigo Amortissements
3 - Saisie des articles définitifs
4 - Récupérer des inventaires antérieurs
8 - Affectation d’un mandat ou titre à l’inventaire
1 - Gestion de l’inventaire
Depuis la liste de toutes les écritures réalisées sur un bien à l’inventaire il est possible de :
- Créer, modifier ou supprimer un bien ;
- Générer les mandats et titres d’amortissement ;
- Générer le fichier Indigo Amortissement ;
- Effectuer une recherche filtrée à l’aide la partie supérieure de la fenêtre.
a - Créer un bien
Cliquez sur le bouton « Nouveau » (l’écran ci-dessous apparaît)
Renseignez :
- Le numéro d’inventaire (et l’inventaire de rattachement si besoin) ;
- La description générale du bien ;
- Des informations relatives au bien et des remarques si nécessaire ;
Il faut ajouter ensuite l’écriture comptable en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Une fenêtre s’ouvre : il vous est possible de sélectionner l’écriture correspondante sur l’exercice en cours.
S’il s’agit d’une écriture antérieure, créer une ligne et saisir les informations.
- Dans la colonne type, indiquez s'il s'agit d'un Titre ou d'un Mandat, puis les colonnes Bord et Doc, les numéros de bordereau et d'écriture (facultatif) ;
- Dans la colonne catégorie, indiquez s’il s’agit d’une acquisition, cession, subvention ou fond de concours ;
- Dans la colonne « Amort. », sélectionnez le type d’amortissement du bien ;
- S’il s’agit d’un bien amortissable, il est possible en cliquant sur le bouton , de générer le tableau d’amortissement (T.A.). Il vous faudra néanmoins renseigner les informations demandées pour le calcul du tableau (type d’amortissement, durée …) et cliquer sur « calculer le tableau »
- Pour finir, il est possible d’imprimer la fiche acquisition du bien à l’aide du bouton (Fich.)
b - Mandats et titres d’amortissement
Les boutons Mandats et titres d’amortissement permettent de générer les écritures correspondantes aux dotations aux amortissements. Il faut vérifier que les lignes proposées sont correctement renseignées. Puis cliquez sur « Transférer en compta ».
c - Fichier indigo Amortissements
Cliquez sur le bouton « Indigo Amort. » et sélectionnez les écritures à transférer. Vérifiez le répertoire de destination du fichier et cliquez sur « Valider ».
2 - Opérations de cession
Le module « Opération de cession » permet de sortir un bien de l’inventaire.
Sélectionnez à l’aide du bouton […] le bien à sortir et indiquez :
- Le prix de cession du bien ;
- Le débiteur (à qui la collectivité vend le bien) ;
- Le tiers (sur lequel sont émis les titres et les mandats d’opérations d’ordre) ;
- Les articles budgétaires des écritures liées aux cessions.
Pour finir, cliquez sur « Valider ». Le bien est alors sorti de l’inventaire, et une ligne de cession apparaît dans la fiche :
Le module va aussi créer automatiquement la DM technique ainsi que les mandats et titres liés à la cession.
DM technique : (à ne pas transmettre au trésorier)
Mandats :
Titres :
Note : il est possible d’utiliser le module d’opération de cessions quand il n’y a pas de fiche inventaire du bien cédé. Pour cela, il suffit de rentrer la valeur nette comptable et le prix de cession.
SI seules les écritures sont connues, il faut reconstituer la valeur nette comptable en ajoutant (moins-value : mandat au 192) ou en soustrayant (plus-value : titre au 192) la valeur de la plus ou moins-value au prix de cession du bien.
3 - Saisie des articles définitifs
Cet écran permet de saisir les articles définitifs notamment pour les travaux en cours (du compte 23 au compte 21).
En effet, le coût d'une immobilisation est viré du compte 23 au compte 21 lorsque l'immobilisation est terminée. Il est alors possible de basculer tous les comptes 23 sur le même compte 21. Le traitement ligne par ligne reste également réalisable.
Une case à cocher est également disponible et permet de rendre la colonne des articles saisissable (au lieu d’une liste).
4 - Récupérer des inventaires antérieurs
Il est possible de récupérer des inventaires des années antérieures.
A noter que les inventaires sont automatiquement repris à la création d’un nouvel exercice.
5 - Transférer des écritures
Le module de transfert d’écritures d’inventaire permet de transférer une écriture d’une fiche inventaire à une autre.
Commencer par choisir la fiche sur laquelle l’écriture à transférer est présente.
Ensuite, choisir la fiche de destination (ou la créer en choisissant l’option « vers une nouvelle fiche inventaire ») et cliquer sur Transférer.
Après une demande de confirmation,
Un message vous informe que le transfert a été effectué. 
6 - Editions
Les éditions disponibles relatives à l’inventaire sont visibles sur la fenêtre ci-dessous.
7 - Fichier Indigo Inventaire
Il faut sélectionner les écritures à transférer. Vérifiez le répertoire de destination du fichier et cliquez sur « Valider ».
8 - Affectation d’un mandat ou titre à l’inventaire
A la validation d’un mandat ou titre, le logiciel propose l’intégration à l’inventaire.
L’écran ci-dessous affiche la liste des numéros d’inventaire dans le cas où l’on souhaite affecter le mandat à une fiche inventaire existante. S’il s’agit d’une nouvelle entrée à l’actif, il faut cliquer sur « Créer une fiche inventaire » et renseignez les informations demandées.
Il est également possible de joindre une écriture à une fiche inventaire après avoir validé le mandat en investissement.
Dans ce cas, en modification de l’écriture, se rendre dans le cadre réservé au typage du mandat et remplacer « investissement » par « inventaire »
Le logiciel propose alors l’intégration comme précédemment.