Afin de pouvoir dématérialiser les Actes Budgétaires sans logiciel de comptabilité AGEDI, merci de vérifier que les conditions ci-dessous sont remplies :
- Version du logiciel e-Assemblée 2.35 (au minimum)
- Pack Dématérialisation AGEDI installé
- Mention de la dématérialisation des Actes Budgétaires dans la convention prise avec la Préfecture. Le cas échéant, il sera nécessaire de prendre un avenant.
Sommaire
1) Vérification du fichier XML du BP
2) Vérification du fichier XML du CA
3) Vérification du fichier XML d’une DM
II– Intégration dans un arrêté
1) Ajout de l’arrêté signatures
2) Ajout du fichier XML du BP, CA ou DM
III– Transmission des actes budgétaires
1) Transmission de l’arrêté signatures
2) Particularités sur l’envoi de l’arrêté signatures
I – Vérification des fichiers
Deux types de fichiers sont nécessaires pour transmettre les actes budgétaires (Budget Primitif (BP), Compte Administratif (CA) et Décisions Modificatives (DM)) avec E-Assemblée :
- Le fichier XML reprenant toutes les informations du BP, CA ou DM, produit par votre logiciel de comptabilité.
- Le fichier PDF de l’arrêté signatures correspondant à la page scannée des signatures validant l’acte budgétaire en question.
1) Vérification du fichier XML du BP
Le fichier XML du BP doit contenir 3 éléments indispensables :
- La balise «DocumentBudgetaire »
- La balise « Scellement date »
- La valeur de la balise « NatDec V » qui doit être égale à « 01 »
Exemple :
2) Vérification du fichier XML du CA
Le fichier XML du CA doit contenir 3 éléments indispensables :
- La balise «DocumentBudgetaire »
- La balise « Scellement date »
- La valeur de la balise « NatDec V » qui doit être égale à « 09 »
Exemple :
3) Vérification du fichier XML d’une DM
Le fichier XML d’une DM doit contenir 3 éléments indispensables :
- La balise «DocumentBudgetaire »
- La balise « Scellement date »
- La valeur de la balise « NatDec V » qui doit être égale à « 02 »
Exemple :
II– Intégration dans un arrêté
Une fois la vérification des fichiers effectuée, ouvrir le logiciel E-Assemblée, cliquer sur le bouton 
puis sur « Ajouter ».
1) Ajout de l’arrêté signatures
Avant d’ajouter l’arrêté signatures en PDF, renseigner la nature, le numéro, l’objet et le code matière correspondant à votre acte (comme indiqué ci-dessous) :
Nature : BF – Documents budgétaires et Financiers
Numéro : Numéro qui suit le dernier arrêté transmis
Objet : Vote du budget (Compte Administratif, Décision modificative) - arrêté signatures (par exemple)
Code Matières : 7.1 Décisions budgétaires
Ensuite, cocher la case « Choisir un PDF externe » et aller rechercher le fichier PDF de l’arrêté signatures en cliquant sur « … »
2) Ajout du fichier XML du BP, CA ou DM
Afin d’ajouter le fichier XML du BP, CA ou DM, cliquer sur l’onglet « Informations complémentaires », puis sur « Ajouter ».
Ensuite, rechercher le fichier XML, en cliquant sur le bouton « … », et choisir : type de fichiers « Flux XML », puis sélectionner le fichier correspondant au BP, CA ou à la DM.
Cliquer sur « OK » et mettre un titre à votre fichier XML (exemple : BP, CA, DM).
Une fois cette étape effectuée, enregistrer l’acte budgétaire en cliquant sur la disquette et fermer la fenêtre.
III– Transmission des actes budgétaires
1) Transmission de l’arrêté signatures
Pour finaliser et télétransmettre vos Actes Budgétaires, cliquer sur 
.
Ensuite, sélectionner votre acte budgétaire et cliquer sur « envoyer », en ayant pris soin de brancher la clé de télétransmission auparavant.
2) Particularités sur l’envoi de l’arrêté signatures
Pour le vote du budget, du Compte Administratif ou d’une DM, les documents relatifs à ce vote (les pages d’arrêtés de signatures et la délibération) doivent être transmis en deux envois :
- Un envoi avec l’arrêté de signatures (qui comprend le fichier XML, en document annexe) (comme vu précédemment)
- Un autre envoi contenant la délibération seule (rattachée à une séance).
Pour les budgets annexes, faire un envoi différent pour chacun d’entre eux.
En effet, s’il y a deux délibérations (une pour le vote du budget de la commune et une autre pour un budget annexe « Eau et assainissement » ainsi que deux arrêtés de signatures (un pour commune et l’autre pour le budget annexe « Eau et assainissement »), il faudra donc réaliser 4 envois différents.