Afin de créer une délibération, ajouter une nouvelle séance en cliquant sur le bouton « Séances » puis sur « Nouvelle » : Renseigner la date, l’heure, la nature et le lieu de la séance puis valider.
Les étapes 1 à 3 sont recommandées mais facultatives.
L’étape n°4 de la séance (liste de présence) est obligatoire et devra être complétée avant de saisir l’acte afin de définir les membres présents ou non lors du vote des délibérations.
1 - Saisie de l’acte (1er onglet)
Afin d’ajouter une délibération, cliquer sur l’étape n°5 – Délibération.
a - Codification de l’acte
Compléter les champs indiqués :
- Nature, Registre, Numéro, Code matière, Objet, Modèle (seul le thème est facultatif).
b - Rédaction de l’acte (barre latérale droite)
Pour la saisie de l’acte, 5 choix sont disponibles :
- Saisir le texte : Mode de rédaction vous permettant de saisir le corps de l’acte à l’aide du traitement de texte.
- Choisir un PDF externe : Permet d’intégrer un document PDF existant en tant qu’acte dans E-Assemblée.
- Importer une délibération : Permet d’intégrer du texte issu d’une délibération déjà enregistrée dans le logiciel.
- Importer un projet : Permet d’intégrer le texte d’un projet de délibération (étape 3 d’une séance).
- Importer depuis un fichier : Permet d’intégrer un texte depuis un document Word ou RTF existant. Cliquer sur le bouton […] pour parcourir les documents.
2 - Informations complémentaires (2ème onglet)
a - Liste de présence pour cette délibération
Il est possible d’opter pour une liste de présence différente de celle de la séance (liste de présence définie dans l’étape n°4 de la séance).
b - Résultats du vote
Cette rubrique permet d’indiquer le résultat du vote.
Note : Le symbole de la pendule indique une délibération « ajournée » pour laquelle tous les votes n’ont pas été saisis.
c - Documents annexes
Cette rubrique permet de rajouter des documents annexes à l’acte (facultatif). Ces annexes seront transmises en préfecture avec la délibération. Les annexes doivent être au format PDF.
3 – Enregistrer la délibération
Lorsque l’acte est complété, le visualiser et l’enregistrer à l’aide de la loupe ou de de la disquette en haut à droite de l’écran puis quitter en cliquant sur le bouton avec une croix rouge.
Pour plus d'informations, cliquer ici pour consulter la notice complète.