La présente notice décrit l’activation et la gestion des marchés publics dans les logiciels de comptabilité.
A noter que la création de flux PES MARCHÉ peut être réalisée depuis la version 1.29 du logiciel de comptabilité. Attention, une activation doit être réalisée en amont côté Trésorerie.
Sommaire
2 - Création de marchés publics
b - Création/Modification du marché
4 - Affectation des marchés aux mandats et titres
1 - Activation
Pour activer la gestion des marchés publics dans votre logiciel, rendez-vous dans le menu « Utilitaires > Paramétrages » puis dans l’onglet « Options » cochez la case « Gestion des marchés publics » comme indiqué ci-dessous, dans la partie « Fonctionnalités »
L'option « Proposer uniquement les marchés ayant fait l'objet d'un flux PES », quand elle est activée, permet de filtrer les marchés dans la liste.
Seuls les marchés créés après la mise en place du PES marché sont concernés par ce filtre.
2 - Gestion des marchés publics
Pour gérer vos marchés publics, utilisez le menu « Initialisation > Marchés publics » et accédez à la liste des marchés en cours.
Sur la partie haute du module, un bouton permet d'afficher les marchés obsolètes (masqués par défaut)
Pour chaque marché, en bout de ligne, dans la colonne « Actions », le bouton 
permet d'accéder à un marché existant afin de le modifier. Utiliser le bouton 
pour supprimer un marché (une confirmation sera demandée)
Dans la partie basse du module le bouton « Imprimer » permet d'imprimer la liste des marchés.
Le bouton « PES » permet de créer le flux PES Marché.
a - Création des Intervenants
Avant de créer un marché public, veillez à vérifier que les intervenants de ce marché existent déjà en tant que créancier dans le logiciel. Sinon les créer.
Par intervenant, il faut comprendre :
- l'acheteur (en règle générale la commune) ;
- les titulaires, les co-traitants ;
- les sous-traitants.
Lorsque plusieurs entreprises répondent ensemble au marché, en mutualisant leurs moyens professionnels, il s'agit de co-traitance.
Lorsqu'une entreprise confie à un autre l'exécution d'une partie des prestations, on parle alors de sous-traitance.
CLiquer sur 
pour ajouter un nouveau marché.
b - Création/Modification du marché
- Dans le premier onglet, « Fiche Marché », les champs indiqués en rouge sont obligatoires.
Il s'agit des caractéristiques du marché : description et conditions d'exécution.
| Marché obsolète ou terminé |
Cochez cette case si le marché est arrivé à terme ou annulé Celui-ci sera automatiquement masqué des différents états et éditions du logiciel |
|
Identifiant du contrat (Année et Numéro interne) |
Identifiant unique du marché, qui sera véhiculé sur HELIOS. Il n’y a pas de règles spécifiques pour la numérotation |
|
URL profil acheteur * |
Adresse du site internet de la plateforme de dématérialisation utilisée pour la publicité (ex : https://agedi.achatpublic.com/) |
|
Objet principal du marché |
Désignation complète du marché |
|
Lieu d'exécution |
Utilisez le menu déroulant et remplissez les cases selon le mode choisi (code INSEE + désignation) |
* Si le marché n'est pas soumis à l'obligation de dématérialisation, remplissez le champ par « XXX »
- L’onglet « Acheteurs » recense la liste des acheteurs
Cliquez sur puis le menu déroulant pour parcourir la liste des créanciers.
La collectivité passant le marché est en général l'acheteur principal mais il peut y avoir d'autres collectivités associées au marché public. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le montant HT notifié pour chaque acheteur.
Les deux onglets suivants permettent de saisir les Titulaires/Co-Traitants et les Sous-Traitants.
- L’onglet « Titulaires/Co-Traitants » affiche la liste des titulaires du marché public ainsi que les conditions d'exécution
Cliquez sur pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le type (titulaire ou co-traitant), le montant HT notifié et sélectionnez l'acheteur.
Les champs en rouge sont obligatoires.
La colonne « Réalisé » se complétera au fur et à mesure du mandatement.
Cliquez sur 
en bout de ligne pour enregistrer les données.
- L’onglet « Sous-Traitants » affiche la liste des sous-traitants du marché public ainsi que les conditions d'exécution
Cliquez sur pour parcourir la liste des créanciers. Le SIRET est obligatoire.
Renseignez le montant HT notifié ainsi que le titulaire/co-traitant associé à ce sous-traitant.
À noter que le montant total notifié renseigné dans l'onglet « Acheteurs » doit être égal à la somme des montants notifiés « Titulaires » et « Sous-Traitants »
La colonne « Réalisé » se complétera au fur et à mesure du mandatement.
Le type d'avance est obligatoire.
Cliquez sur en bout de ligne pour enregistrer les données.
- L'onglet « Pièces Jointes » permet d'ajouter des pièces au dossier.
Cliquez sur le bouton 
pour parcourir l'ordinateur ou utilisez le "glisser-déposer"
Pour les collectivités qui réalisent du PES MARCHE, ces pièces justificatives sont envoyées à la DGFIP via le flux initial. Les pièces justificatives ne doivent donc pas être envoyées en pièces jointes de vos mandats et titres de marchés étant donné que votre Trésorier les aura déjà reçues avec le flux PES MARCHE initial.
c - Recensement
Le bouton 
vous permet d’éditer la fiche de recensement modèle 2012 à transmettre à l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) – anciennement OEAP. La procédure de dépôt dématérialisée est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 pour tous les marchés notifiés à partir de 2018.
3 - Flux PES MARCHÉ
a - Flux initial
Une fois le marché saisi, il faut déposer un flux PES MARCHÉ sur la plateforme Helios.
Les mandats et les titres ne doivent pas être envoyés avant la transmission du flux initial.
Afin de créer un flux initial PES MARCHÉ, cliquez sur "PES", sélectionnez le marché puis sur "Générer le fichier PES"
Au niveau du numéro de séquence d'envoi laissez le chiffre 1, puis cliquez sur "Valider".
Le Tiers de télétransmission ne permet pas encore d'envoyer les flux PES Marché, cliquez sur
et déposez le flux manuellement sur Hélios.
Si après envoi du flux, vous avez un ACK KO :
1. Vous devez apporter les modifications nécessaires
2. Sélectionnez le marché et refaites le flux.
3. Laissez le numéro de séquence d'envoi à 1 et renvoyer le flux (ne pas cocher "erreur matérielle").
Si le flux initial doit être renvoyé parce des données auraient été saisies erronées (flux bien reçu en Trésorerie avec ACK OK), vous devez renvoyer un flux PES MARCHÉ initial en mettant 2 au niveau du numéro de séquence d'envoi et en cochant la case "Correctif erreur matérielle".
Il s'agit là de corriger une faute de frappe mais pas d'enregistrer une modificaiton du marché.
A chaque création de nouveau marché, le numéro de séquence initial doit toujours être le 1.
b - Flux modificatif
Il est possible de réaliser un flux modificatif pour ces différentes raisons :
- Modification de Montant et/ou Durée
Si tel est le cas, revenez sur le marché (onglet "Fiche Marché") et modifiez le montant et/ou la durée.
Automatiquement, le delta dans la partie "Modifications" en haut de l'écran se calculera.
- Modification Titulaires/Co-traitants
Si tel est le cas, modifiez l'onglet Titulaires / Co-traitants.
- Déclaration/Modification sous-traitants
Si tel est le cas, modifiez l'onglet Sous-traitants.
Afin de réaliser le flux PES Marché modificatif, revenez sur la liste des marchés, cliquez sur "PES",
sélectionnez le marché
et dans le suivi des envois, cliquez sur 
Développez ensuite la modification dont il est question et complétez.
S'il s'agit de la première modification, mettre le chiffre 1 au niveau du numéro de la modification globale.
Au niveau du numéro de séquence, ajoutez +1 au numéro de la séquence d'envoi du flux initial (souvent 2 pour la première modification, 3 pour la 2ème modification, etc.).
Renseignez aussi le numéro de la modification propre à la modification.
Donc si le marché subit une deuxième modification mais que celle-ci concerne les titulaires, il faudra renseigner comme ci-dessous :
4 - Affectation des marchés aux mandats et titres
Une fois le flux PES MARCHÉ initial déposé, il est possible de créer des écritures liées au marché.
Pour affecter un marché public à un mandat (ou à un titre), cliquez sur la case 
dans la colonne « Marchés ».
Vous devez ensuite sélectionner le marché puis saisir le montant à ventiler.
A noter qu’un seul marché peut être lié par imputation.
Le mandat (ou le titre) sera alors affecté à ce marché et son numéro apparaîtra dans le fichier PES pour la Trésorerie.
Le montant réalisé sera automatiquement renseigné dans la fiche générale du marché, associé au fournisseur.
5 - Suivi des réalisations
Pour suivre l’avancée du mandatement des marchés publics, ouvrez le menu « Résultats > par Marché public ».
Cette fenêtre vous permet de consulter le détail des réalisations par marché sur plusieurs années. Pour ce faire, sélectionnez les années dans la partie « Exercice » puis le marché :
La liste détaillée des écritures apparait et il est possible de l'imprimer.