L'utilisation du logiciel PROXIMA.ACTE permet de générer de nombreux documents utiles dans la gestion d'une assemblée (délibérations, arrêtés, convocations, tables annuelles…).
Ces documents sont présentés sous forme de modèles, ils fonctionnent sur le principe des champs de publipostage (ou champ de fusion) et sont personnalisables.
Note : La fusion de publipostage est l'opération informatique par laquelle on fusionne un document type comprenant des champs de personnalisation avec des informations renseignées dans les champs correspondants.
Le but du modèle de document est donc de définir une présentation générale qui sera commune à tous les documents réalisés à partir de ce même modèle.
Sommaire
2 - Personnalisation du modèle
1 - Gestion des modèles
Pour accéder aux modèles, se rendre dans le menu "Paramétrage" → "Modèles de documents"
La liste de tous les types de documents présents dans le logiciel est disponible :
- Arrêté ;
- Compte-rendu ;
- Convocation ;
- Délibération ;
- Liste d'élus ;
- Liste de présence ;
- Liste récapitulative ;
- Note de synthèse ;
- Ouverture (du registre) ;
- Procès-verbal ;
- Table (récapitulative).
Il est possible de rechercher un document par Nom, Type de document, Modèle personnalisé ou non.
Pour créer un nouveau modèle, cliquer sur 
.
Pour plus de facilité, nous recommandons de partir d'un modèle préexistant.
Les modèles fournis par AGEDI n'étant pas modifiables, pour les personnaliser, les dupliquer avec le bouton en bout de ligne 
L'écran suivant s'ouvre alors (exemple pour un arrêté) :
Commencer par personnaliser le nom du modèle et sélectionner si ce modèle doit être sélectionné par défaut lors de la rédaction d'un type d'acte.
Le logiciel proposera d’utiliser ce modèle en priorité pour le type d'acte sélectionné mais il restera possible de choisir un autre modèle pour la plupart des éditions.
Il est possible de créer autant de modèles personnalisés que voulu (par exemple : un modèle par défaut pour les arrêtés règlementaires et un modèle par défaut pour les arrêtés individuels). Cette option est facultative.
Une fois le modèle créé, il est estampillé "Personnalisé" dans la colonne "Modèle original"
Il sera alors possible de le supprimer : 
, de le modifier : 
ou de le dupliquer : 
en utilisant les options en bout de ligne.
2 - Personnalisation du modèle
Pour personnaliser un modèle, cliquer sur le bouton pour accéder au module de modification :
La partie 1 est une barre d'outil de traitement de texte, elle comporte entre autres des options de mise en forme (police, paragraphe, etc.), d'insertion (tableau, en-tête et pied de page, caractère spécial, etc.), de mise en page (marges, sauts de page, etc.).
Cliquer ici pour accéder à la notice complète du traitement de texte
La partie 2 permet de visualiser le modèle. Le document est modifiable, du texte peut être ajouté et personnalisé via les options du traitement de texte et les champs de fusion peuvent être ajoutés ou supprimés.
La partie 3 comporte la liste de tous les champs de publipostage (fusion). Cliquer ici pour accéder à la description des différents champs.
Pour ajouter un champ, se positionner dans le document à l'endroit où le champ doit être inséré et cliquer sur le champ dans la colonne de droite.
Pour supprimer un champ, deux possibilités :
- Clic droit sur le champ et sélectionner " Supprimer champ"
- Cliquer sur le champ afin d'y positionner le curseur (il n'est pas nécessaire de le surligner) et cliquer sur le bouton
Note : les champs de fusion sont grisés et ne sont pas modifiables. Si un champ apparait "en blanc", cela veut dire que la fonctionnalité de fusion a rencontré un dysfonctionnement. Pour corriger, le supprimer et le rajouter à nouveau.
exemple : 
Une fois le modèle modifié et personnalisé, cliquer sur 
pour enregistrer les modifications.
3 - Astuces
Des menus contextuels sont disponibles via le clic droit de la souris, ils permettent d'accéder directement à certaines fonctionnalités.
Il est possible de préparer le modèle dans le traitement de texte de son choix et de faire un copié-collé dans le modèle du logiciel.
La disposition de certains éléments dépendant de la quantité de texte saisie dans le "corps" (exemple de l'ordre du jour dans les convocations), une deuxième page peut parfois se générer de manière peu harmonieuse, notamment pour le pouvoir. Nous préconisons dans ce cas d'utiliser un saut de page, ainsi le pouvoir sera automatiquement sur une page séparée.
Pour faciliter la mise en page et l'emplacement de certains éléments (tableaux ou images), il est possible d'insérer un tableau sans bordure et d'y positionner les éléments.